Garantizar el flujo y la calidad, es decir, la exactitud de los datos, es una tarea indispensable de cualquier director financiero. En el caso de los profesionales que desarrollan su actividad en el entorno de la pyme, las condiciones cambiantes, la falta de tiempo y de recursos, y la presión que ejerce la necesidad de gestionar con eficiencia los créditos y la liquidez de la organización para hacer frente a las posibles decisiones operacionales que se tomen en otros departamentos, obligan a utilizar soluciones de gestión que permitan asegurarse la precisión de la información.
En las pequeñas y medianas empresas donde se comparten recursos y tareas el intercambio de información debería ser algo natural, un proceso de colaboración entre personas y departamentos que redundara en mejorar la eficiencia de la propia organización. Sin embargo, no siempre es así, y como apuntan desde Datisa la duplicidad del dato, la dificultad para acceder al mismo o la imposibilidad para convertir en conocimiento la información que circula en la empresa, ponen en riesgo la productividad de la corporación.
En este escenario, la Dirección Financiera desempeña un papel estratégico ya que, entre sus funciones, se encuentra la de garantizar la liquidez de la empresa para responder a las decisiones operativas que puedan tomarse en otras áreas. Evitar los descubiertos y salvaguardar la salud económica de la firma, son cuestiones que no pueden gestionarse sin la ayuda de un ERP.
Ante esta situación, el responsable financiero deberá buscar la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades y que, al mismo tiempo, facilite un uso intuitivo, porque como explica Isabel Pomar, directora comercial de Datisa, “su tarea no consiste en descifrar el funcionamiento de un software sino en aplicar su funcionalidad a la ejecución de sus tareas, haciendo más fácil los procesos y accediendo a la información estratégica que le permita tomar decisiones inteligentes”.
Por lo tanto, cuáles son las preguntas clave que deberá hacerse un director financiero para apostar por un ERP:
1.- ¿Facilita realmente el acceso a los datos? La información debe ser exacta porque es un indicativo del estado financiero de la empresa, pero, además, el ritmo de mercado, la competencia y la actual globalización, hacen que estos datos se demanden cada vez con mayor antelación, por lo que es importante ganar tiempo. La integridad de los datos, es un elemento que debe ser tenido también muy en cuenta, incluyendo el flujo de información y la visión económica de los movimientos de stock. Hay que garantizar la trazabilidad de la información.
2.- ¿Agiliza el cumplimiento de las normativas legales? Como garantes del cumplimiento normativo, los directores financieros, deben estar seguros y confiar en que su herramienta de gestión cubre este apartado, más aún si hablamos de organizaciones que operan en el ámbito internacional con normativas diferentes y con cambios, prácticamente constantes.
3.- ¿Mejora la eficacia de los procesos financieros? El responsable financiero debe poder realizar y compartir con facilidad todos los reportes financieros que demande la dirección para la toma de decisiones.
La directora comercial de Datisa concluye asegurando que “un ERP debe facilitar la toma de decisiones estratégicas midiendo y analizando lo que se ha hecho y ajustando al máximo las previsiones a futuro y debe asegurar la máxima automatización de tareas posible para garantizar procesos financieros 100% eficientes”.
