Hay muchas variables que condicionan la decisión acerca de cuándo se debe implantar un ERP, desde el análisis de la situación real de la empresa, la determinación de requerimientos de gestión o la búsqueda de los sistemas con las funcionalidades adecuadas, hasta el tema de la inversión. Otras cuestiones tienen que ver con la redefinición de procesos o con el establecimiento del momento adecuado.
Desde Datisa se indican seis pistas que pueden ayudar a las pequeñas y medianas empresas a determinar si es el momento oportuno para plantearse el reto de implantar un sistema de gestión empresarial o no. E insisten en que, como todos los retos, el cambio puede ser motivador o estresante. Dejarse acompañar por un proveedor tecnológico que realmente actúe como un verdadero socio e impulsor del cambio, será un factor determinante para alcanzar el éxito en el proyecto.
- Información estancada. El primer síntoma es la ausencia de comunicación e intercambio de información interdepartamental. Hay que hacer que fluya la información. Estandarizar los procesos de intercambio de información entre departamentos, áreas o equipos de trabajo, será una de las primeras labores que abordará un ERP. El trabajo colaborativo permitirá, además de compartir los datos, mejorar las relaciones y, los resultados económicos. Son cosas distintas pero interrelacionadas entre sí. Primero, más facilidad para obtener información (de manera autónoma o a través de algún compañero), segundo, mayor confianza en los datos que se manejan y, por tanto, más facilidad para tomar decisiones comprometidas y, tercero, si somos capaces de replicar proyectos o modelos exitosos implementados en otros departamentos, ganaremos tiempo de prospección y habremos generado alianzas internas que pueden ayudar a realizar trabajos con perspectivas globales.
- Datos sin actualizar. Esta es una de las peores cosas que le puede pasar a una organización. Ya sea en el departamento financiero o en el comercial o en cualquier otro área, disponer de información consolidada, es sencillamente imprescindible.
- Sistemas y aplicativos anticuados. La empresa ya está informatizada y se apoya en un software para el desarrollo de determinadas tareas, operativas, estratégicas, administrativas, etc., lo que no significa que el funcionamiento de esos aplicativos esté optimizado. Es decir, que puede ser que las necesidades hayan cambiado desde la adquisición del aplicativo, hasta el momento actual y el sistema no haya ido sumando las funcionalidades como debiera, o las versiones están desactualizadas, o la vida útil del equipo está dando sus últimos coletazos.
- Demasiados programas informáticos. La descentralización o mejor dicho, la masificación de sistemas, provoca el caos entre los usuarios. El ERP servirá de catalizador de procesos y permitirá centralizarlos en un único programa. La centralización además de los múltiples beneficios funcionales, inducirá una jugosa reducción de costes.
- Falta de flexibilidad. Que el negocio crezca, siempre es una buena noticia. Pero ese crecimiento se debe acompañar de una gestión adecuada y ésta a su vez, sólo será posible si se apoya en los sistemas adecuados. Un buen programa permitirá crecer en función de las necesidades que plantee progresivamente la organización, sumando módulos, incorporando funcionalidades, etc. pero siempre manteniendo el corazón de la herramienta y evitando nuevos procesos de implantación, formación, reconocimiento, etc. Pero también si la empresa decide, en un momento dado, contraerse, el aplicativo deberá responder en la misma medida porque tan importante es sumar para crecer como restar para especializarse, por ejemplo, o para reestructurarse.
- Lentitud y confusión en las respuestas. Generalmente cuando los clientes o los potenciales clientes acuden a nuestra organización para solventar alguna duda, las respuestas han de ser claras, concisas, sencillas y rápidas. Si esto no siempre es así, entonces, quizá habrá que mirar si la información no está centralizada, o si el acceso a la misma no es sencillo, o si se dispone de muchos datos pero difíciles de interpretar.
