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¿Sistemas de gestión preparados para la digitalización? 5 señales de alerta para que las pymes tomen medidas

¿Sistemas de gestión preparados para la digitalización? 5 señales de alerta para que las pymes tomen medidas

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Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de Datisa

Para garantizar que el Sistema de Gestión (ERP) de una empresa es perfectamente apto para soportar y, más aún, impulsar la digitalización que viene, es importante revisar de manera proactiva el sistema para analizar su funcionamiento e identificar -en caso de que existieran- sus posibles áreas de mejora. La repetición continuada de errores y la necesidad permanente de tener que recurrir a otras fuentes de información son indicativos a tener en cuenta.

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Tiempo de Lectura: 4 minutos

“Las pymes deben abordar la transformación digital de una forma tangencial, más allá de la tecnología”Hemos elaborado un listado en el que se detallan cuáles pueden ser las señales de alerta para determinar que las pymes no disponen de la tecnología necesaria para hacer frente a la necesidad de innovación y evolución hacia nuevos modelos de negocio que exige el proceso de digitalización en el que nos encontramos.

Detectar esas áreas de mejora no siempre es fácil, porque hay muchos detalles que pueden confundirse con problemas aislados.

Sin embargo, una mirada a las profundidades del sistema y la búsqueda de determinados patrones en el comportamiento de la tecnología puede llevarnos a la conclusión de que, o necesitamos cambiar de tecnología o, cuanto menos, necesitamos adaptarla a las nuevas reglas del juego.

 Resumimos en cinco las señales que deberían hacer saltar las alarmas:

Gestión defectuosa de los datos

Generar la información que afecta al propio negocio es estratégico, pero más aún, facilitar el acceso a la misma y garantizar que el proceso sea sencillo, rápido y que aporte el valor que se espera de ella. Es decir, que facilite la conversión en el conocimiento necesario para la toma de decisiones.

Si la información llega tarde, o desactualizada, o se recibe a través de diferentes fuentes, puede generar confusión y provocar no solo la demora en la toma de decisiones, sino la generación de errores que pueden perjudicar seriamente la marcha del negocio.

Es importante que el dato tenga la visibilidad que merece dentro de la organización.

Repetición de errores

¿Sistemas de gestión preparados para la digitalización? 5 señales de alerta para que las pymes tomen medidasErrar es de humanos, pero cuando los errores se cometen demasiado a menudo, o responden a patrones concretos, hay que pensar que pueden estar motivados por una causa determinada.

Más allá de pequeñas confusiones aisladas, es importante ver si los fallos se repiten con frecuencia, si estos se producen siempre en determinadas áreas o al cumplimentar tareas o procesos concretos. Por ejemplo, equivocaciones recurrentes en la elaboración de las facturas pueden ser indicativos de que el sistema de facturación no es apto para los requerimientos que precisa la organización. O si la compañía sufre continuas roturas de stock, o detecta pérdidas elevadas de mercancía, es posible que necesite revisar su sistema de gestión de almacén. Si la respuesta del cliente, es a menudo poco satisfactoria, bien porque los pedidos no llegan a tiempo, o no lo hacen en las condiciones adecuadas, o porque el precio ha cambiado respecto a lo presupuestado inicialmente, habría que revisar el sistema de gestión comercial.

En definitiva, las incidencias repetidas, en el entorno que sea, indican que algo falla y que, por tanto, hay que estar alerta.

Desviación excesiva entre lo planificado y lo obtenido

La planificación es un ejercicio “adivinatorio”, pero construido a base de información sólida y consistente. Si las desviaciones que se producen entre lo previsto y lo conseguido son excesivas y recurrentes, es probable que la causa esté en que la información utilizada no haya sido tan precisa como debería por lo que habría que revisar los procesos y los recursos implicados para identificar la causa del error.

Pero claramente éste supone uno de los indicativos a tener más en cuenta a la hora de pensar que el sistema de gestión puede estar fallando.

Demasiados cuellos de botella

Si los atascos se producen siempre en la ejecución de determinadas tareas o en el trabajo de personas concretas, es síntoma de que algo se está haciendo mal. Si el departamento de pedidos se demora, repercutirá en la entrega de los mismos, y en su facturación y en su contabilidad, dando lugar a una cadena de retrasos que, sin duda, van a afectar, no solo a la calidad del servicio que se presta sino que incidirá directamente sobre la satisfacción del cliente y, a su vez, de forma muy negativa sobre las ventas.

Una cadena de errores que desencadena otra debe solucionarse con rapidez.

Áreas desconectadas

Es una de las señales más claras de que algo no va bien. Cuando un departamento no sabe lo que se hace en otro, o ignora la repercusión que sus decisiones pueden tener sobre otras áreas de la organización, es hora de tomar cartas en el asunto.

A veces esta “desconexión” tiene que ver con los usuarios, pero otras muchas tiene que ver con la falta de comunicación entre las diferentes herramientas de gestión que utilice cada departamento.

Lo lógico es utilizar un ERP modular, pero a veces se buscan soluciones específicas para áreas concretas. En estos casos, se debe garantiar la perfecta integración entre las diferentes herramientas y apostar por el intercambio fluido de los datos.

Si esto no sucede es el momento de actuar, porque una mala decisión en el departamento comercial, por ejemplo, puede impactar en la salud financiera de la compañía. Y no precisamente para bien.

Sea como sea, es necesario insistir en que, ante cualquier señal de este tipo, es importante acudir a un proveedor tecnológico de confianza para analizar el comportamiento del sistema actual y evaluar las necesidades de cambio o actualización.

 

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