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Cómo aplicar la ciencia a la productividad personal

Cómo aplicar la ciencia a la productividad personal

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A través del libro ‘Getting Things Done’, escrito en 2001 por David Allen y conocido como la guía GTD, se comenzó a hablar de los elementos que debían conformar el sistema de productividad personal y el flujo de trabajo necesario a conseguir para gestionarlos.

Siete años más tarde, dos investigadores de la Free University de Bruselas investigaron los fundamentos científicos en los que se basaba la GTD, publicando los resultados en ‘Getting Thing Done: The Science behing Stress-Free Productivity’.

Desde Sintetia, y a través de dichos textos, existen una serie de puntos clave en los que sustentarse para conseguir éxito en la productividad personal. Estos son:

Cómo aplicar la ciencia a la productividad personalNo confiar en la memoria para guardar información. A corto y medio plazo la memoria tiene limitaciones, por lo que no es aconsejable confiar en ella para recuperar información esencial en el mismo momento en que la necesitamos. El uso del cerebro para almacenar información hace que se sature, siendo esencial contar con un nivel de actividad neuronal elevado que mantenga esa información sin interferencias.

Todas aquellas cosas que llamen nuestra atención deben almacenarse en un soporte distinto, de manera que liberemos el estrés asociado a la necesidad de tener que recordando todo continuamente.

Guardar la información que permita actuar. La información debe almacenarse de una manera clara y accionable, que invite a la acción en el momento en el que se revise.

Esa ‘memoria externa’ deberá ayudar a decidir qué hacer, siendo el cerebro el que activa los patrones neuronales que subyacen cada acción.

Lo que GTD llama ‘procesar o aclarar’ define la acción próxima que se va a realizar, donde será evidente que no existirá imprecisión ni ambigüedad, disminuyendo el esfuerzo, el estrés, y la posibilidad de procrastinación del individuo.

Actuar acorde a la situación. La decisión de ejecutar una acción depende principalmente de las circunstancias de cada momento, lo que en GTD llama ‘contexto’. Una acción sólo puede ejecutarse correctamente con los recursos necesarios, tanto físicos como mentales. Si hay entornos que facilitan la realización de tareas que otros entorpecen, pasa lo mismo a nivel mental en momentos donde estamos más dispuestos a realizar un determinado tipo de tareas que otros.

A lo largo de una jornada nuestros niveles de energía van variando, por lo que estamos más dispuestos a realizar un determinado tipo de tareas que otras. Los niveles de energía varían a lo largo de la jornada y requieren concentración, por lo que no siempre estamos preparados para ello, lo que nos lleva en determinadas ocasiones a cometer errores y perder el tiempo.

Planificar menos y adaptarse más. Hay que definir prioridades, hítos y plazos.

Cada día aparece nueva información, retos y oportunidades, y cambian constantemente por lo que es importante estar preparados para cualquier cosa, sin olvidar los compromisos anteriores.

Este tipo de enfoque permite ser reactivo y reducir el impacto de aquello inesperado, porque eso se trata en el momento que aparece. Sigue siendo importante planificar pero hacerlo de manera flexible en un contexto que nos recuerde que los planes quedan subordinados casi siempre a la situación actual.

Las metas del día a día. Se debe comenzar el día con asuntos más concretos y no con objetivos de mayor nivel, de modo que se consigue un control necesario para comenzar a trabajar con las implicaciones a largo plazo.

Para ello se necesita un esfuerzo mental con el que manipular los símbolos abstractos que requiere una planificación a largo plazo.

Mientras la definición de objetivos puede llegar a ser imprecisa y poco realista, no resolver los problemas actuales provoca ansiedad y falta de control, lo que hace difícil preocuparse por metas más importantes.

Definir siempre la siguiente acción. Si no se planifica no se sabe cómo decidir lo que toca hacer tras una acción, por lo que desde GTD explican que se aprende a gestionar con una lista de ‘Acciones Siguientes’, que contiene los pasos para avanzar en cada proyecto. De esta forma se hace una tarea, se elimina y se define cuál será la siguiente acción.

Esta sería la manera de avanzar hacia los objetivos sin interrupciones, con capacidad de reacción, y teniendo en cuenta la ‘psicología flujo’, que es el estado mental altamente productivo. Con este sistema el trabajo se puede hacer sin estrés, menos esfuerzo y con la sensación de satisfacción.

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