En los últimos tiempos, muchas empresas han decidido invertir en una red social corporativa por las ventajas inherentes a la plataforma: desde mejora de los procesos de comunicación interna a avances en el desarrollo de una cultura de empresa pasando por un aumento de la innovación, el trabajo en equipo y la productividad. Pese a estos beneficios, dar los primeros pasos no siempre es un camino sencillo. Una planificación previa en la que se definan los objetivos, los responsables y los recursos resulta muy útil.
.@ProdwareES desvela 4 pasos para exprimir todas las ventajas de una #redsocial corporativa Clic para tuitear
A menudo existen barreras internas que limitan el impacto de los cambios y ralentizan su implantación. Una cierta desconfianza y resistencia inicial que se traducen en dudas como ¿quién verá lo que hago?, ¿debo usarlo a diario?, ¿cuánto tiempo he de dedicarle? o ¿este contenido es bueno para compartir?
Para vencerlas es imprescindible promover el conocimiento en torno a conceptos relacionados con el propio uso de una red social; hablamos de transparencia en la información, transversalidad de la plataforma, desaparición de niveles jerárquicos en la comunicación interna, etc.
Desde nuestra experiencia, hemos podido comprobar que son muchas las empresas que se frenan en la primera etapa, que corresponde a la implantación de la red social corporativa. En cualquier caso, se trata de obstáculos que pueden superarse siguiendo una serie de pautas a la hora de implantar los accesos, las herramientas y los procedimientos. Para completar con éxito el proyecto y lograr que todos los usuarios aprovechen al máximo la red social, los expertos señalan diversos puntos a tener en cuenta:
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Informar
Antes de implantar una red social corporativa, es prioritario explicar a todos los implicados qué es, para qué sirve y, sobre todo, qué ventajas aportará a cada uno dentro de la compañía. Es decir, será necesario comunicar la implantación de la red social corporativa al tiempo que se explican los objetivos, cómo y quién lo gestionará y qué usos podrá dársele.
Modificar rutinas y formas de trabajo será inevitable para optimizar su uso. Este cambio cultural será lo que mayores resistencias puede provocar. Sin embargo, estas se salvarán fácilmente si se dejan claros los beneficios tangibles en términos de ahorro de tiempo y dinero, facilidades y eficiencia comercial, entre otras. En el caso de los departamentos de IT, será importante aclarar en qué medida afecta a la seguridad y qué impacto en cuanto a tareas de mantenimiento técnico.
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Estar abierto a cambios de propuestas
Tras anunciar la futura implantación de la red social, los responsables del proyecto deben estar abiertos a los comentarios, propuestas e ideas de todos los usuarios con el fin de adaptar la plataforma a sus necesidades reales. Para ello, pueden enviar formularios o encuestas en los que pedir opiniones sobre la mejor forma de usar la red social corporativa.
Posteriormente, cuando ya se ha empezado a usar, tendrán que fijarse los mecanismos suficientes para recibir objeciones y sugerencias de mejora. De esta forma, se hará partícipes a los usuarios, que verán en la red social corporativa una herramienta flexible y moldeable según sus necesidades.
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Definir, probar y comprobar
Como en cada cambio en una organización, es importante identificar a quienes encabezarán el proceso para asignar roles, así como fijar responsabilidades y objetivos que ayuden a una puesta en marcha ordenada y óptima.
Asimismo, hay que definir los objetivos y los recursos disponibles. Y antes del lanzamiento final, es conveniente trabajar con un modelo de pruebas y una muestra de usuarios para garantizar su usabilidad y detectar elementos a pulir de cara al lanzamiento definitivo.
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Construir una red viva
Crear distintas comunidades por temáticas o departamentos permite captar la atención de los empleados e incentivar su sentido de pertenencia. También se recomienda abrir la plataforma al desarrollo de contenidos. Es decir, dar acceso paulatino a herramientas que permitan no sólo compartir el contenido o comentarlo, sino crearlo.
En este sentido, conviene ir implantando funcionalidades para abrir nuevas comunidades, grupos de discusión, foros y encuestas. Esto llegará en una etapa de madurez, cuando los participantes hayan aprendido y se hayan familiarizado con el uso de la red social corporativa. Es la más interesante, ya que permite el enriquecimiento mutuo y la generación de valor real para la compañía.
