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¿Incapaz de gestionar bien el tiempo? Las apps pueden ayudar a mejorar la productividad

¿Incapaz de gestionar bien el tiempo? Las apps pueden ayudar a mejorar la productividad

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Distribuir bien las tareas a lo largo de la jornada, terminar a tiempo todos los encargos o no dejar pasar semanas antes de responder un correo son algunas asignaturas pendientes para gran parte de los profesionales en la actualidad. Inmersos en un mundo repleto de distracciones donde la multitarea se ha convertido casi en una religión, centrarse una única actividad de principio a fin puede resultar un verdadero reto. Si bien el desarrollo tecnológico tiene parte de culpa, también puede convertirse en un buen aliado en el camino de la efectividad.

Aplazar eternamente algunas obligaciones ante la incapacidad de abordar todo el volumen de trabajo es cada vez más común en un entorno laboral muy exigente y dinámico. En muchas ocasiones, esto es consecuencia directa de una mala planificación y gestión del tiempo y no tanto de una saturación de tareas. En estos casos, existen herramientas para manejar el tiempo de manera productiva y cumplir así uno de los eternos objetivos incumplidos: volvernos más eficientes.

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Descubre cómo optimizar tu tiempo eliminando distracciones y automatizando procesos:

– Crear mapas conceptuales. Trasladar una nueva idea al papel no siempre es una tarea sencilla. Para facilitar el proceso, la mejor solución es representarla de forma gráfica, lo que permite relacionar conceptos para estructurar los contenidos de forma organizada. La proliferación de nuevas aplicaciones pone a disposición del usuario una gran variedad de soluciones para adaptarse a todas las necesidades.

Entre las funciones más útiles, están las herramientas para ordenar la información arrastrando y soltando bloques del mapa mental de forma manual, lo que facilita la personalización de la estructura y del estilo. También es interesante contar con la posibilidad de enriquecer los esquemas añadiendo gráficos, dibujos, presentaciones o documentos.

Habrá que tener especialmente en cuenta aquellas aplicaciones que permiten trabajar de forma colaborativa junto a otros usuarios a través de diversos dispositivos o desde el navegador y sincronizar los cambios del proyecto en tiempo real. Para ello, la herramienta debe soportar el trabajo en la nube.

– Guardar artículos interesantes. Entrevistas, reportajes, informes, artículos… A diario recibimos miles de contenidos interesantes que, por falta de tiempo, acaban olvidados en la profundidad de la red. Se trata de una situación cada vez más común que nos impide consultar información relevante. Afortunadamente, existen aplicaciones específicas que nos ayudarnos a gestionar de manera inteligente el consumo de estos contenidos

Las herramientas más completas no solo organizan los documentos para leerlos más tarde y pueden utilizarse en múltiples dispositivos, sino que incluyen otras funcionalidades como la posibilidad de añadir notas y comentarios, compartir los contenidos guardados y recopilarlos en carpetas por proyectos.

 ¿Incapaz de gestionar bien el tiempo? Las apps pueden ayudar a mejorar la productividad– Gestionar el correo y la agenda. Consultar el correo electrónico y organizar el calendario son dos de las tareas que más tiempo consumen a diario. Por eso es importante disponer de una herramienta cómoda, potente e intuitiva que automatice al máximo el proceso. La mejor solución debe incluir una interfaz que favorezca la visualización de las diferentes bandejas y permita administrar y consultar los contactos o fijar citas y reuniones fácilmente. Lo ideal es que proporcione acceso a diferentes cuentas de correo desde la misma plataforma.

Por suerte, hoy contamos con aplicaciones que no solo ofrecen todas estas funcionalidades, sino que también integran otros elementos para hacernos la vida más fácil. Como es el caso de Outlook, que permite el acceso a tus archivos en la nube con independencia de tu proveedor de correo electrónico. Además, incorpora varios filtros personalizables para organizar el según su prioridad.

– Coordinar proyectos. A veces, trabajar en equipo puede suponer un verdadero caos debido a las dificultades para fijar reuniones, a los problemas de comunicación o a la falta de organización; lo que puede repercutir de manera negativa en el resultado final o en la calidad del trabajo. En esos casos, resulta esencial encontrar soluciones adecuadas para lograr una mayor eficiencia. Una de ellas viene de la mano de la tecnología: las aplicaciones de gestión de proyectos.

Con estas herramientas, es posible trabajar en línea con otras personas sin necesidad de compartir un mismo espacio físico y administrar tareas de manera sencilla. Una de las más conocidas es Microsoft Project, que funciona en la nube e incluye una gran variedad de plantillas para personalizar cada proyecto y permite integrarse con otras herramientas.

– Medir tu productividad. Si todas estas aplicaciones no son suficientes para ayudarte a gestionar bien tu jornada, quizá necesites un baño de realidad sobre cómo distribuyes tu tiempo a lo largo del día. Existen herramientas dedicadas a cronometrar cuánto tardas en realizar determinadas tareas o el tiempo que pierdes en labores superfluas.

Disponer de una plataforma versátil, sencilla y que se configurarse en pocos minutos te ayudará a ahorrar mucho tiempo. Algunas aplicaciones funcionan recolectando datos sobre tus actividades que se actualizan en tiempo real y se visualizan en una línea del tiempo. Así puedes conocer tu eficiencia a lo largo del día o por tramos, matutina o vespertina.

Además, hay extensiones para el navegador que miden el tiempo que pasas en diversos sitios, redes sociales y aplicaciones web. A partir de ahí, algunas aplicaciones específicas permiten configurar el bloqueo a determinadas páginas web para evitar distracciones mientras trabajas.

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