¿Cuáles son las claves para una gestión financiera óptima en las pymes?

Automatizar al máximo la entrada de datos y ejercer una explotación analítica en profundidad de la información registrada son los dos objetivos principales que debe tener en cuenta el área financiera de una pyme para controlar su gestión financiera. Y, con ello, gran parte del resto de su negocio.

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En busca de la eficiencia y la productividad

Por un lado, automatizar la entrada y la validación de los datos, con todos los procesos intermedios que eso conlleva, mejora sustancialmente la calidad de la información con la que se trabaja, ya que se minimiza la posibilidad de cometer errores, y además se ahorra tiempo. Desechando la posibilidad de incorporar facturas duplicadas, órdenes de compra erróneas o fórmulas de pago incorrectas, el sistema de gestión financiero proporciona al conjunto de la organización altos niveles de eficiencia y mejora la productividad del negocio.

Por otro lado, un ERP (Entreprise Resource Planning) que posibilite la explotación analítica de la información financiera dotará a las pymes que lo utilicen de la capacidad de convertir sus datos en conocimiento, y una valiosa fuente de información económica de negocio para la toma de decisiones. Analizar los datos que se manejan en el día a día de los negocios facilita la adopción de decisiones más inteligentes, pero, además, permite actuar rápidamente, incluso, adelantarse a situaciones potencialmente peligrosas y, en todo caso, optimizar los resultados corporativos. Adoptar la analítica de los datos mejora el posicionamiento frente a los competidores. Y, en general, sitúa en una posición ventajosa a la compañía en el mercado.

En la era digital no solo hay que hablar de automatización y analítica. En estos momentos hemos de fijarnos también en la transparencia que aportan estos aplicativos, de cara a la propia organización, por supuesto, pero, sobre todo, de cara al cliente. Por ejemplo, la tecnología actual permite monitorizar las tareas y hacer un seguimiento efectivo de todos los procesos para resolver problemas que puedan plantearse en el transcurso de la actividad y para obtener el reporte de las acciones que facilite el seguimiento efectivo de facturas, órdenes de cobro o de pago, etc.

Las funcionalidades de los sistemas de gestión financiera

En cuanto a las funcionalidades que deben incluir los programas de gestión financiera para las pymes podemos destacar, entre otras:

1. Programación para el cumplimiento fiscal.
2. Desarrollos orientados a la contabilidad financiera para que aporten información valiosa de negocio, no solamente para la rendición de cuentas anuales.
3. Funcionalidades de contabilidad analítica que permitan identificar diferentes centros de coste dentro de un mismo CIF y hacer seguimientos de la rentabilidad de cada uno de ellos.
4. Sistemas de gestión de tesorería que permitan por un lado la automatización de las tareas administrativas de la misma, y por otro la planificación financiera y de la liquidez de la empresa.

Funciones para la gestión y el control del inmovilizado que automaticen el cálculo de las amortizaciones, e integren directamente con la contabilidad financiera y analítica; así como funcionalidad específica para la generación de inventarios valorados de inmovilizado, análisis económico, ayuda a la confección de la memoria contable, gestión de ubicaciones de los activos, etc.