¿Qué es la digitalización?
El término digitalización, a pesar de ser bastante transparente, se usa para describir el proceso general de volverse digital;
Pues según la RAE, la digitalización es la acción y efecto de digitalizar.
Y a su vez Digitalizar tiene 2 acepciones:
- Registrar datos en forma digital
- Convertir o codificar en números dígitos datos o informaciones de carácter continuo, como una imagen fotográfica, un documento o un libro.
La digitalización, pues, es el proceso de transformar procesos analógicos y objetos físicos en digitales.
A su vez la digitalización de procesos consiste en adaptar los procesos de una empresa, independientemente del sector al que pertenezca, a los nuevos entornos digitales.
El proceso de digitalización de una empresa implica la integración de aplicaciones, recursos y herramientas virtuales que permiten agilizar trámites, ahorrar tiempo y energía.
Según la Wikipedia: En el ámbito empresarial, la digitalización se asocia con la transformación digital de los negocios, entendida como habilitar, mejorar, o evolucionar, las funciones empresariales, operaciones comerciales, modelos de gestión de clientes, y/o procesos de comunicación, aprovechando las tecnologías digitales.
En realidad, digitalización es la palabra de moda y no estoy seguro de que todo el mundo la use para lo mismo.
Es fácil hablar de la necesidad de digitalización, pero muy difícil concretar en qué consiste.
Cada empresa debe marcarse un camino, definir unos objetivos e ir avanzando poco a poco el proceso de digitalización.
Descubre la importancia de la digitalización en el control de facturas. Para que la digitalización se haga de la forma más eficiente es necesario tener en cuenta las variables de simplificación, estandarización y sistematización Clic para tuitear¿Cómo ayuda en el control de facturas?
Si nos centramos en el proceso de control de facturas tendremos que hablar de trazabilidad para poder explicar cuál es la verdadera fuerza de la digitalización.
Disponer y poder trazar desde cualquier punto del proceso toda la documentación asociada, tanto en formato imagen, como en dato nos va a permitir agilizar el control y poder ser realmente eficientes.
Por ejemplo, desde un pedido, tengo que ver las condiciones del contrato, la recepción, la factura, el asiento contable y el pago.
Igualmente, desde un pago tengo que poder hacer el camino inverso hasta el contrato.
Pero como he dicho, la digitalización no se trata del mero escaneo de un contrato, de una hoja de recepción de mercancías o de una factura.
Digitalizar es mecanizar todo el proceso y empezar a trabajar con datos.
Dependiendo de la complejidad a la que estemos dispuestos a llegar, las cláusulas de un contrato se tienen que poder trasladar al sistema.
Pero también, con el uso de inteligencia artificial, puedo llegar a planificar, predecir y hasta automatizar los pedidos, que se recepcionarán automáticamente porque el producto estará completamente mecanizado.
Esto dará orden al sistema de mi proveedor, que estará interconectado con el mío, para emitir la factura, que será conformada y validada por mi sistema en función de las cláusulas contratadas, procediendo, por medio de una tecnología RP a contabilizar el asiento correspondiente y así generar el pago que será validado de nuevo por el sistema del proveedor, que enviará el cierre del ciclo al mío.
El control de facturas comprobará y certificará el funcionamiento del proceso, pudiendo acceder al 100% de la información, aislando las excepciones que hayan provocado una incidencia y esto, a su vez, será introducido en la IA para generar nuevas experiencias que aumenten la eficiencia de todo el proceso.
¿Qué variables influyen en la digitalización?
Para que la digitalización se haga de la forma más eficiente posible hay ciertas variables que van a ayudarnos:
Simplificación: no es algo exclusivo de la digitalización. Cuanto más sencillas sean las clausulas que definen una relación, más fácil es llevarla a cabo.
Estandarización: si se dispone de más de un proveedor para el mismo producto o servicio, estandarizar los procesos, los contratos, e incluso, las facturas, nos va a ayudar a interpretar mejor las excepciones.
Sistematización: organizar, ordenar y definir correctamente los procesos es clave para poder trazar correctamente todo el ciclo de una compra.
Por David Hernández, Socio de ACFYD Análisis
