El ciclo de vida administrativo de una compra

Vamos a hablar del principio, de cuando todo empieza.

Todas las empresas controlan sus ventas. Es un concepto claro: para sobrevivir hay que generar dinero, y para eso hay que vender.

Pero no se puede vender sin comprar.

Así que no podría haber ventas sin compras y, por tanto, una buena política de compras es la base para poder vender mejor.

Habitualmente toda compra empieza por un acuerdo entre el proveedor del bien o servicio y la empresa que necesita ese bien.

A partir de ahí, el bien o servicio entrará en la cadena de producción, y el precio del mismo en la estructura de costes que, posteriormente, con el margen deseado, dará lugar al precio final del bien o servicio que realice nuestra empresa. Dicho precio será con el que saldremos al mercado a defender nuestras ventas.

Así pues, podemos definir varias fases en el ciclo de administrativo de una compra:

• Contrato de compra: son las reglas del juego.

Se deberá especificar las características del bien o servicio que se desea comprar, la forma en la que se realizará el pedido, como se garantizará la recepción, cuál es la calidad mínima exigible, el precio que tendremos que abonar, de qué manera se facturará y cuáles serán las condiciones del pago.

• Pedido o encargo: una vez definidas las reglas del juego, debe haber un documento que de luz verde a la salida. En este pedido o encargo tendremos que especificar cuantas unidades necesitamos del bien, o en qué fecha necesitamos que se ejecute el servicio.
• Logística: es la forma en la que el bien o servicio llega hasta el lugar definido: si hemos comprado un bien, sería el transporte desde el almacén del proveedor hasta nuestras oficinas o almacenes. Si es un servicio, es el proceso necesario para que el servicio pueda realizarse en el lugar encargado. La logística puede estar a cargo del comprador, o del proveedor. En este último caso, dicho coste se incluirá en el precio final del producto.
• Recepción: es la garantía de que el bien o el servicio ha llegado a su destino. En la recepción se debe comprobar que, tanto la cantidad definida en el pedido, como la calidad mínima exigida en el acuerdo inicial son acordes a las definidas en el contrato.
• Factura: es el documento emitido por el proveedor para poder cobrar el bien o servicio realizado. En dicha factura se deberán incluir los datos fiscales de las 2 empresas, un número y una fecha que identifiquen inequívocamente como única dicha factura, las unidades entregadas, o el servicio realizado, el precio, que incluye moneda en la que se realiza la factura, y los impuestos aplicables.
• Conformación de factura: es el proceso por el cual se comprueba que la factura es correcta, se ajusta a la recepción, al pedido y al contrato.
• Contabilidad: una vez revisada la factura esta es contabilizada para proceder a su pago.
• Pago: se incluye la factura en una remesa y se procede a su pago según el método de pago escogido en el contrato.
• Estructura de coste: el bien o servicio se incluye en la estructura de costes de nuestro producto o servicio final.
• PVP: una vez que hemos determinado el coste asociado a todas las compras necesarias para poner en el mercado nuestro producto o servicio se añade un margen y este es el precio de venta con el que nos enfrentaremos al mercado.
• Venta: es la forma en la que las empresas generan dinero, que servirá para futuras compras y, si todo el ciclo ha funcionado correctamente, para obtener beneficios.

Por lo tanto, el control del ciclo de vida administrativo de una compra es parte fundamental para el control de los beneficios de las empresas.

ACFYD Análisis, audita los procedimientos de compra, detectando incidencias que provocan ineficiencias en las compras, aumentando la competitividad de la venta, y garantizando el incremento de los beneficios.

Además, la experiencia de 15 años en el sector del Audit Recovery complementa las auditorías, provocando ingresos de tesorería que financian todos nuestros proyectos y que suman directamente al margen bruto de nuestros clientes.

Por David Hernández, Socio de ACFYD Análisis.