No sé si tú también lo has sentido, pero lo cierto es que a lo largo de mi trayectoria profesional he pasado por épocas en las que realmente me encontraba desbordado. Las horas de trabajo se mezclaban con las horas que deberían haber estado reservadas para desconectar y disfrutar de familiares y amigos.
En esos momentos vivía con la sensación constante de no estar haciendo lo correcto, sabía que robar tiempo al descanso no era positivo para mí. Sin embargo, mi sentido de la responsabilidad no me permitía desconectar cuando aún quedaba algo pendiente en la oficina, que además consideraba importante.
Esta situación la he arrastrado durante los primeros años de mi trayectoria profesional, hasta que un día decidí que había llegado el momento de cambiar esta situación. Tenía claro que no lo estaba haciendo bien, pero ¿cómo modificar algo que parecía estar fuera de mi control?
El tiempo es algo tan preciado como escaso y por tanto, debes gestionarlo adecuadamente si quieres disfrutar de una vida plena, donde no sólo tenga cabida el trabajo, sino que por el contrario, también puedas disfrutar de tiempo para ti. Share on XEste planteamiento, me llevó a formarme ampliamente en este campo, hasta el punto de que hoy día, soy yo el que ayuda a otros a gestionar adecuadamente su tiempo, provocando una mejora en su bienestar general. Es por ello que quiero compartir contigo algunos tips tan básicos como útiles para el desempeño de tu actividad diaria.
Es cierto que no puedes dejar de atender a las cuestiones que te plantean los empleados, ya que sus necesidades o consultas siempre deben ser prioritarias para ti. Sin embargo, sólo se trata de establecer un orden y para ello necesitas aislarte en determinados momentos con el objetivo de evitar las interrupciones. Ten en cuenta que después de cada una de ellas deberás invertir un tiempo muy valioso en volver a retomar aquello que estabas haciendo antes.
Te recomiendo que compartas tu agenda con el resto del equipo para que puedan ver claramente aquellos momentos en los que no estarás disponible. De este modo, los seguirás atendiendo, pero a la vez podrás avanzar en tus propios asuntos.
Otro aspecto sobre el que también debes incidir es el teléfono móvil y el correo electrónico. Los whatsapp y las llamadas surgen a cualquier hora y siempre en los momentos más inoportunos, por lo que te recomiendo silenciar cualquier alerta para poder mantener tu concentración. Si realmente sucede algo que no pueda esperar estoy seguro de que la noticia entrará a tu despacho por la puerta y sin necesidad de avisar.
En ocasiones, el problema está en que no sabemos decir “no” y somos incapaces de expresar de forma asertiva que no es un buen momento para algo, por la razón que sea. En tal caso aceptamos aunque después nos cueste tener que robar tiempo a nuestras horas de descanso para poder completar esa tarea que interrumpimos, por no haber sabido expresar adecuadamente lo que realmente queríamos.
Algo que también sucede con mucha frecuencia es tener demasiados frentes abiertos, es decir, tantas tareas iniciadas que al final no terminamos ninguna y, por tanto, la productividad baja. Es necesario diferenciar entre lo urgente y lo importante. Teniendo claro que lo urgente no puede esperar. Clasificar las tareas y afrontarlas una a una, es clave.
Es posible que evites o pospongas aquellas que te resultan más complejas o que pienses que te llevará más tiempo completarlas. Sin embargo, este no es un buen criterio de clasificación, en su lugar, como te decía, debes tener en cuenta siempre su urgencia y su importancia.
Una vez establecido el orden, define los tiempos que dedicarás a completar cada una de ellas. Esto no significa que no puedas salirte de ahí, puesto que es probable que finalices antes o después de lo previsto, lo que requerirá de pequeños ajustes que tú mismo deberás ir implementando.
Las reuniones mal preparadas, o lo que es lo mismo, aquellas a las que vamos sin saber el motivo por el que nos convocan, cuánto durarán o simplemente, el orden del día, para poder prepararlas con anterioridad, suponen una gran pérdida de tiempo. Piensa que un simple correo en el que se detallen todas estas cuestiones puede suponer un importante ahorro.
Esto tan sólo son algunos de los muchos ladrones del tiempo a los que tendrás que hacer frente a diario. Es por ello que te invito a que identifiques cuáles son los que a tí te afectan más directamente y por supuesto a que actúes frente a ellos.
Recuerda que el tiempo es algo tan preciado como escaso y por tanto, debes gestionarlo adecuadamente si quieres disfrutar de una vida plena, donde no sólo tenga cabida el trabajo, sino que por el contrario, también puedas disfrutar de tiempo para ti.
Por Javier de la Casa, Presidente de Grupo Avanza y CEO de Kayzen Emprende
