Factores críticos para seleccionar una herramienta de colaboración

Hoy en día son muchas las empresas que han implementado el teletrabajo o poseen diversas sedes alrededor del mundo, por lo que es necesario hacer uso de algunos recursos que faciliten la comunicación y el trabajo entre los integrantes de las mismas. Sin embargo, existen ciertos factores críticos para seleccionar una herramienta de colaboración, los cuales conocerás en este artículo.

Las herramientas de colaboración son software cuya finalidad es facilitar la comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo, utilizando para ello una amplia gama de funcionalidades que permiten optimizar tareas, difundir información, compartir archivos en tiempo real y más.

Estas herramientas forman parte de un fenómeno conocido como integración tecnológica empresarial, que consiste en la fusión entre el trabajo habitual de las empresas y la tecnología, en pro del avance y mejoramiento en el ámbito laboral.

Parte de ello es la posibilidad de reclutar personas con talento y experiencia para trabajar de forma remota desde cualquier lugar del mundo, sin que la distancia represente un inconveniente.

Además, estas herramientas han servido para que muchos emprendedores independientes, así como empleados, puedan trabajar a través de sus ordenadores sin tener que desplazarse o salir de casa.

Ventajas del uso de una herramienta de colaboración

Tal como indica su nombre, se trata de un recurso que facilita la colaboración, lo que significa el trabajo en conjunto. A partir de este concepto, se derivan ciertas ventajas de su uso.

• Permite asignar tareas de forma clara y sencilla a cada miembro del equipo.
• Facilita el monitoreo de los horarios de trabajo.
• Cualquier miembro del equipo puede ver el trabajo de otro utilizando el modo colaborativo.
• Ofrece funciones de mensajería instantánea.
• Optimiza el tiempo de trabajo al brindar herramientas con excelente funcionalidad.
• Permite compartir archivos de forma masiva o privada en caso de tratarse de información confidencial.
• Ofrece la posibilidad de acceder a través de cualquier dispositivo, a la hora que desees y desde el lugar en el que te encuentres.
• Evita contratiempos al realizar cualquier tarea, gracias a que todos emplean los mismos canales.
• Posibilita la realización de reuniones o conferencias de forma remota, sin salir de casa.

¿Cuáles son los factores críticos para seleccionar una herramienta de colaboración?

A la hora de elegir una herramienta de colaboración existen ciertos aspectos esenciales a considerar, los cuales se conocen como factores críticos. Algunos de los más importantes serán mencionados a continuación; sin embargo, es posible que existan otros adicionales o particulares para cada empresa, de acuerdo con sus características y necesidades.

• Necesidades de la empresa: son aspectos básicos que el software debe cumplir y para esto es fundamental que se conozca aquello que se desea obtener de la herramienta.

En tal sentido, es primordial saber si funciona por medio de la nube, las utilidades que ofrece, sus parámetros de seguridad, entre otros, ya que de ello dependerá su selección.

• Aspectos particulares del software: se relaciona con aquellas funcionalidades puntuales que ofrezca la herramienta y puedan representar una ventaja al elegirla sobre otras alternativas. Estas pueden estar relacionadas con la novedad de la versión, su interfaz, aspecto y más.
  
  
• Óptima relación de costo y calidad: la selección de cierto software en particular requiere concordancia entre su precio y las ventajas que ofrecerá a la empresa. Evidentemente, debe poder representar un aumento en la productividad y el rendimiento al ser empleada para que la inversión sea cónsona con los beneficios de su uso.
  
  
• Servicio técnico: un aspecto fundamental que influye en la elección de la herramienta es que disponga de personal calificado que pueda brindar soporte o asistencia técnica frente a un error, falla o duda sobre el software, ya que ante cualquier eventualidad es necesario resolver con la mayor inmediatez posible.
  
  
• Herramientas para gestión de proyectos: una funcionalidad que debe tener el software que elijas para tu empresa, ya que esto permite llevar a cabo tareas colaborativas de forma sencilla, en corto tiempo y optimizando el esfuerzo de los miembros del equipo.
  
  
• Funciones de edición o anotación: aspectos básicos en cualquier herramienta colaborativa, debido a que diferentes miembros del equipo deben dar forma a los proyectos y para ello requieren realizar anotaciones, añadir texto, eliminar segmentos u otros.
  
  
• Servicio de mensajería instantánea: es un factor fundamental que cualquier herramienta colaborativa debe tener, para que los miembros del equipo puedan comunicarse de forma segura y en tiempo real, de modo que su labor sea mucho más fácil y productiva.
  
  
• Servicio de videoconferencia: facilita las reuniones virtuales entre miembros del equipo que se ubiquen de forma remota. En tal sentido, el software debe brindar fluidez de audio, calidad de imagen y funcionalidades en tiempo real que puedan ser usadas durante la conferencia.
  
  
• Interfaz sencilla: cada usuario debe poder hacer uso intuitivo de la herramienta, sin que esto represente un inconveniente o complicación que reste tiempo a su trabajo. La idea es que su sencillez optimice y facilite las actividades.

Finalmente, cada empresa podrá seleccionar la herramienta de colaboración ideal, tomando en cuenta estos y otros factores críticos en el proceso.