El sector del business travel ha sufrido una gran transformación como consecuencia de la crisis del coronavirus. A la reducción de los viajes de negocio por las restricciones a la movilidad y la necesidad de viajar más seguros, se añadieron otras nuevas exigencias que surgieron debido a la aceleración de la digitalización en todos los procesos empresariales, circunstancia a la que el sector del travel management no ha estado ajeno.
Durante la pandemia numerosos ejecutivos nos trasladaron algunas de sus inquietudes y necesidades en la gestión de su corporate travel: no controlaban los costes pormenorizados realizados o imputables a los viajes de negocios o no conseguían saber el impacto que suponía dejar de realizar viajes corporativos sobre los objetivos de la empresa, ni qué viajes debían priorizar, lo que derivó en pérdidas en sus cuenta de resultados. Tampoco contaban con herramientas digitales que les permitieran el registro y control de todos los datos, lo que impedía a la alta dirección tomar las decisiones adecuadas en tiempo real. Sin una herramienta de análisis no podían calibrar las consecuencias del impacto de la ralentización de los viajes negocios en sus objetivos. Así nace Travel Management Dashboard, la nueva funcionalidad de nuestra plataforma tecnológica Destinux, que surgió como solución a esta demanda de CEOs y clientes que nos hicieron partícipes de todas estas carencias en la gestión de sus viajes corporativos. La respuesta a la necesidad del sector.
Preparados para la recuperación
Superada ahora la crisis pandémica, los viajes de empresa han retomado su actividad. El último `Observatorio GEBTA de viajes de negocio´ confirma su recuperación y anticipa un cierre de ejercicio con una tendencia acumulada que se situará por encima del 75% del volumen de viajes previo a la pandemia. El observatorio afirma que, pese al contexto económico adverso, las empresas prevén seguir aumentando el número de desplazamientos y reuniones profesionales en 2023. El motivo fundamental es que los viajes de negocio son necesarios: volver a visitar a clientes, arrancar nuevos proyectos, crear nuevas relaciones empresariales y, sobre todo el trato cercano, es indispensable para hacer negocios. Está demostrado que sin una relación directa se pierden clientes, proveedores y valores de la marca, como pone de manifiesto la Global Travel Business Association que afirma que el 85% de los ejecutivos necesitan viajar para lograr sus objetivos laborales.
La intensidad de la recuperación de los viajes corporativos en el mercado español ha superado además con creces algunas de las proyecciones efectuadas por grandes consultoras. La realidad parece haber certificado, una vez más, el valor de las reuniones presenciales y la contribución de los desplazamientos al desarrollo y crecimiento de las empresas, después de un largo período de hibernación de prácticamente dos años y de una cierta saturación de las reuniones virtuales. GEBTA confirma asimismo que las compañías han interiorizado el papel que juegan los viajes de empresa como palanca para el crecimiento del negocio. Entre las claves significativas que han propiciado este cambio el informe cita la necesidad de mayor flexibilidad en los procesos de aprobación y gestión de los presupuestos destinados a los viajes corporativos para reaccionar a los cambios constantes del entorno y un mayor enfoque estratégico priorizando las inversiones (los viajes de empresa lo son) para cumplir los objetivos.
¿Hacia dónde se dirige el business travel?
Sin duda: hacia una gestión de los viajes de negocio alineada con la estrategia y objetivos de la empresa. El Travel Management Dashboard nace con ese propósito: facilitar a las empresas una administración de sus viajes corporativos más estratégica y eficiente.
Es una funcionalidad que analiza de una manera fácil y muy visual toda la información relativa a los viajes de negocios para una gestión integral basada en la digitalización de todos los procesos que hace factible que una compañía pueda conocer cuál es el ROI de sus viajes de negocios. TMD permite alinear la inversión en viajes corporativos con los objetivos predefinidos para el ejercicio fiscal y controlar que no se desvíen del presupuesto, con lo que se consigue un ahorro del 20%.
Las empresas necesitan saber si el presupuesto que destinan a viajes de negocios es el adecuado. Esta es, sin duda, una de las cuestiones que está sobre la mesa de cualquier directivo con una inversión significativa en viajes. Gracias a esta funcionalidad, exclusiva de Consultia Business Travel, se cumplen las políticas de compra además de conocer dónde y cuándo suceden las desviaciones en el gasto para actuar en consecuencia y subsanar errores.
Todos los datos relativos al business travel quedan registrados para que la compañía pueda comprobar en cualquier momento el estado de todos sus viajes. Una información muy valiosa para que los directivos puedan tener una visión más estratégica y tomar decisiones en tiempo real ahorrando tiempo en su gestión y ganando en agilidad para obtener la información. Según afirma un reciente estudio de Aberdeen Group, la implementación de una herramienta de monitorización de viajes corporativos incrementa un 40% el cumplimiento de las políticas de compra en una organización y reduce en un 70% del tiempo dedicado a su gestión.
Se trata de ganar en eficiencia al eliminar todos los procesos manuales y de bajo valor añadido. Alinear el presupuesto dedicado a los viajes corporativos con objetivos de la empresa y monitorizar todos los datos en tiempo real para tomar las mejores decisiones y que esta información esté a su vez conectada con el resto de información de la compañía, automatizar la asignación de gastos y de aprobaciones… todo esto es ya posible con soluciones tecnológicas.
Es el futuro de la gestión empresarial, incluido el del business travel. Las empresas que pierdan el tren y no digitalicen sus procesos se arriesgan a ver mermada su eficiencia, algo que finalmente quedará reflejado en su cuenta de resultados. El business travel de mañana pasa inevitablemente por la profesionalización a través de soluciones como las que ofrece Travel Management Dashboard. Solo las empresas especializadas en la gestión integral de business travel podrán ejercer el papel de garante que las compañías están buscando, facilitando a través de su conocimiento, su experiencia y sus herramientas, las mejores opciones integradas y automatizadas.
Por Carlos Martínez, CEO de Consultia Business Travel
