La importancia de la generación del dato

No podemos hablar de un análisis de datos sin hablar de los datos.

Cuanta más información se tenga, mejores serán las conclusiones a las que lleguemos con nuestro análisis.

Pero los datos no siempre están estructurados, ni son sencillos de acceder.

Muchas veces necesitamos trabajar con fuentes de datos desestructuradas, que son aquellas que nos proporcionan datos en bruto y desorganizados que no pueden ser almacenados en estructuras de datos relacionales predefinidas. Algunos ejemplos de estos tipos de datos son los mensajes de email, los archivos PDF o las hojas de cálculo.

En el plano tecnológico encontramos herramientas ETL (Extract, Transform, Load), que son las encargadas de convertir la información que tenemos desestructurada en información útil para nuestro análisis.

El uso de estas herramientas es imprescindible cuando comienzas un análisis de datos, ya que nos permiten comparar la información que tenemos estructurada en nuestros sistemas con toda la información desestructurada que circula por la organización.

Seleccionar bien qué herramientas vamos a utilizar nos permite:

• Eficiencia de tiempo: poder recopilar, transformar y consolidar datos de forma automatizada, nos permitirá ahorrar tiempo frente a la realización de esta tarea de forma manual.
• Manejar datos complejos fácilmente: como hemos comentado, habitualmente la información necesaria la optemos de distintos formatos, y poder utilizarlos todos con un solo programa nos aporta la facilidad que necesitamos.
• Probabilidad de error reducida: manejar datos manualmente, especialmente cuando se trata de gran cantidad de datos, no sólo supone una pérdida de tiempo, sino una alta probabilidad de cometer errores a la hora del acceso a los datos, que provocarán en un futuro errores graves en las conclusiones del análisis, lo cual generará toma de decisiones incorrectas.

A modo de ejemplo, si miramos la web de un proveedor de este tipo de herramientas como Altair, estas son las ventajas que expone al hablar de uno de sus productos estrella Altair® Monarch®:

• “Descubrir: Convierte datos complejos en datos inteligentes para obtener información procesable y resolver problemas empresariales complejos…”
• “Conocer: …La información se encuentra fácil y rápidamente…” 
• “Creer: …se evitan errores y no se desperdician valiosos recursos empleando herramientas que son difíciles de usar…”

A la hora de buscar una herramienta ETL hay que tener en cuenta quiénes van a ser los usuarios de la misma.

Habitualmente los usuarios no cualificados en tecnologías informáticas suelen tener cierta aprensión a la hora de utilizar herramientas que supongan la generación de código para llegar a los resultados esperados. Incluso cuando el entorno de trabajo es sencillo, el uso de herramientas específicas para funciones de conversión, suele ser tabú entre analistas o usuarios de datos para la toma de decisiones, lo que provoca mucha dependencia de los departamentos técnicos que, a su vez, consumen tiempo, que no disponen, en informes ad hoc que podrían resolverse fácilmente por el usuario final.

Por eso es importante a la hora de decidir qué herramienta necesitas el tener en cuenta que su uso debe ser sencillo y ágil para cualquier usuario de la organización.

Tirando otra vez de la página de Altair® Monarch®: “Gracias a los procesos repetibles automatizados con modelos y espacios de trabajo reutilizables, los trabajadores pueden dedicar su tiempo a analizar los datos en lugar de a prepararlos para sus necesidades analíticas.”

En la Auditoría de Contratos y Gastos, se establecen las conexiones entre contratos y acuerdos, pedidos, recepciones, servicios recibidos, facturas y pagos; por lo que la diversidad de fuentes es una pauta común y la extracción y tratamiento del dato es obligatoria para permitir a los analistas garantizar la trazabilidad del circuito que es lo que permitirá trabajar el análisis con la confianza necesaria para llegar a conclusiones fiables.

En ACFYD con más de 14 años trabajando en clientes internacionales, líderes de sus sectores, estamos seguros que, una vez alcanzada la fiabilidad del dato, la experiencia del analista permitirá localizar todas las incidencias en el proceso que estén suponiendo un alto coste para la empresa, y así poder mejorar el pasado y acompañar a la empresa a un futuro más eficiente.

Por David Hernández, socio de ACFYD Análisis