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La organización de eventos empresariales es una de las actividades más relevantes para los negocios. Ayudan a crear espacios en los que se crean alianzas útiles en un contexto competitivo, conocer proyectos en los que los demás están participando, e incluso comenzar otros nuevos.

La gestión del tiempo, la flexibilidad, la coherencia y la buena comunicación son aspectos relevantes en la organización del evento. Los asuntos significativos deben resolverse primero, así como también saber adaptarse a la situación y seguir manteniendo una misma línea coherente.

La organización de eventos empresariales es una de las actividades más relevantes para los negocios. La gestión del tiempo, la flexibilidad, la coherencia y la buena comunicación son aspectos relevantes en la organización del evento. Descubre en… Clic para tuitear

Se trata más que solo reservar un lugar y enviar las invitaciones. Así, puedes organizar un evento siguiendo una guía sencilla y útil.

1. Briefing

Es probablemente el documento estratégico más utilizado. Aquí deberás detallar el presupuesto, los objetivos a corto y largo plazo del evento, y los principios clave. No necesariamente hay que seguir el formato específico, pero viene bien hacer el resumen para reflexionar y asegurarse de que el evento está alineado con las metas de la empresa.

Además, poner todo por escrito es una forma de ver con mayor claridad. El briefing será una herramienta para comprobar que la reunión es coherente, y puntualizar cada elemento de la misma.

Algunos de los factores que se incluyen en el documento son:

Fecha, hora de inicio y fin, ubicación, tipo de evento, tipo de sala, lista de invitados, participantes activos, presupuesto, línea de eventos, lista de asistentes confirmados, transporte, y seguridad.

2. Presupuesto

El presupuesto será una de las principales limitantes de una reunión de negocios o un evento. Si tienes una idea de lo que quieres y el dinero del que dispones, puedes comenzar a hacer averiguaciones al respecto. Sin embargo, quizás el evento que quieras sea demasiado costoso y debas adaptarlo, o simplemente asumir costes altos.

Los puntos que siempre deberás incluir en tu presupuesto son: lugar de la celebración, catering, honorarios de los ponentes, actividades complementarias y marketing para dar a conocer el evento. También podrías incluir alojamiento para participantes y/o invitados, y  su transporte si la reunión lo amerita.

En este punto, deberías tener una idea de dónde quieres que se celebre porque es lo más costoso. ¿Has pensado en el Meliá Palma Bay o en lugar algo más pequeño? ¿Buscar que sea un sitio abierto o funciona mejor algo convencional? ¿Piensas contratar los servicios de montaje, catering, recepcionista y demás con el mismo local?

Considera siempre un presupuesto con estimaciones realistas o algo más costosas para tener referencias reales. De esta forma, no tendrás sorpresas, y hasta podrías ahorrar algo de dinero si logras negociar contratos o si fijaste un presupuesto ligeramente mayor.

3. Fijar la fecha

La fecha debe ser funcional para el sitio que vayas a alquilar y los asistentes. Se trata de buscar un día lo suficientemente lejano para que las personas puedan organizar su tiempo, de manera que las posibilidades de las cancelaciones disminuyan bastante y todo fluya de mejor manera.

Por otro lado, no es tan recomendable escoger una fecha en los días festivos porque las personas suelen celebrarlos, a pesar de ser “días libres”. Además, trata de pensar en el marketing que vayas a hacer, y el tiempo que necesitas para dar a conocer el evento.

4. La publicidad

Se trata de un evento, de algo importante. Los asistentes tienen que saber de qué se va a tratar para hablar el mismo idioma. También sirve esta estrategia para empezar a crear la publicidad si piensas abrir el evento a un público bastante más grande. Crea un nombre y una marca para usar a partir de ahora.

Las redes sociales, el correo electrónico e incluso la publicidad tradicional son buenas herramientas para dar a conocer el evento. La única condición es mantener siempre la coherencia en el lenguaje, lo que implica emplear un mismo universo visual y los mismos nombres para que los asistentes se sientan familiarizados.