Todas las empresas tienen que manejar facturas en su día a día, ya sea con clientes como con proveedores. La gestión de estos documentos llega a suponer una tarea lenta y tediosa para cualquier trabajador, algo que puede hacer que proliferen los errores humanos y disminuya la productividad y el rendimiento.
Esto puede arreglarse gracias a la automatización de facturas de proveedores, que genera un buen número de beneficios para tu negocio. Uno de los más importantes es el ahorro tanto en costes como en tiempo, algo que vamos a analizar en los próximos párrafos. Por suerte, la digitalización y las últimas tecnologías nos ayudan a esto.
La automatización de facturas de proveedores, genera muchos beneficios para las empresas, como el ahorro en costes y en tiempo Clic para tuitearLa automatización de facturas, esencial para el máximo ahorro
Seguro que te has encontrado alguna vez con el siguiente escenario: albaranes en papel sobre tu escritorio, documentos PDF en tu bandeja de entrada y las últimas versiones de facturas electrónicas. Esto puede resolverse con la automatización de recepción de facturas, que hará más sencillas todas las gestiones relativas a las mismas.
Cuanto más grande sea tu empresa, mayor volumen de facturas habrá que organizar, lo que implica un gasto de recursos mayor. Según los últimos estudios de Ardent Partners, 11 días es el tiempo medio que tarda una factura desde que se emite o se recibe hasta que termina de procesarse. El mismo estudio marca que la automatización puede reducir este tiempo a la mitad.
Pero, como decimos, la automatización de facturas no solo supone un ahorro en tiempo (algo que ya supone una buena inversión económica), sino que aumenta el margen de rentabilidad. Agilizar la gestión de estos documentos e incorporarlos a un flujo continuo reducen de manera sustancial las posibilidades de impago.
También podemos tener en cuenta que mejora los beneficios de un negocio es la seguridad de los documentos que se tratan. Mantener la información actualizada, un índice de contenidos con el que encontrar cada factura rápidamente o la encriptación de los datos suponen una mejora importante para reducir costes.
Otros aspectos a observar
Un sistema de gestión, como puede ser Vendor Invoice Management (VIM) de OpenText, también mejorará la trazabilidad de los documentos y Brait, puede ayudarte en la implementación del mismo. Por ejemplo, llegará un aviso personalizado a quien tenga una tarea pendiente, o podremos conocer fácilmente el estado actual de la misma.
VIM también permite saber quién tiene acceso a la factura en todo momento, también implica que sabrás quién tiene acceso a la factura en cada momento. De hecho, según las tareas pendientes, podrás otorgar o negar el acceso a diferentes departamentos o trabajadores.
Con la automatización de los datos, se evitarán duplicidades, fallos ortotipográficos u otros errores humanos; algo que puede suceder ante una tarea repetitiva. Por último, cabe destacar el menor uso de papel que se consigue, evitando el consumo de un material que tiene graves consecuencias sobre el medio ambiente.
La optimización del proceso de facturación es, sin duda, algo que se debe implementar en cualquier empresa, sea del tamaño que sea. Este flujo de documentos agilizará el trabajo del departamento de contabilidad y facilitará las tareas administrativas, con enormes beneficios para tu negocio.
