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Aunque una gran cantidad de empresas ya se encuentran en la post-digitalización, lamentablemente, la transformación digital continúa siendo la asignatura pendiente en muchos negocios. No obstante, si bien en el pasado se trataba de una decisión relativamente opcional, las cosas han cambiado y un buen ejemplo podemos encontrarlo a través del carácter obligatorio que ha adquirido el uso de la factura electrónica.

Si tu empresa ya cuenta con un ERP, debes saber que ya es posible integrar la factura electrónica en SAP para acceder a todos los beneficios que ello conlleva.

Pero, ¿cuáles son exactamente? A continuación, te hablamos de ellos. ¡Toma nota!

Reducción de costes

Optar por un sistema de facturación electrónica permite ahorrar gastos derivados de impresión, papel, envío o almacenaje. Aunque a priori puedan parecer gastos insignificantes, estos se tornan significativos en el caso de las empresas medianas y pequeñas, especialmente en concepto de tiempo.

Si estás valorando la posibilidad de implementar un plan para minimizar los costes en tu empresa, hacer la transición a la facturación digital puede ser una buena opción para ahorrar tiempo y optimizar la organización de los documentos.

Mayor rendimiento y eficiencia

Uno de los principales puntos fuertes de la transformación digital es que brinda acceso a dinámicas de automatización y sistematización de procesos. En el ámbito de la gestión y la administración interna, la facturación electrónica proporciona un entorno centralizado que garantiza una mayor accesibilidad, así como un incremento de la eficiencia y productividad a largo plazo.

Ello implica un mejor aprovechamiento de recursos así como la posibilidad de destinar más tiempo a otras tareas de mayor relevancia o la reducción de la posibilidad de que se produzcan errores humanos. El trabajo dentro de una infraestructura digitalizada se limita a la supervisión y seguimiento de las facturas generadas a través de un software especializado.

Agilidad

La implementación de un sistema de facturación electrónica permite programar el envío de las facturas a un determinado día del mes. De este modo, los procesos de espera se minimizarán así como la posibilidad de que se generen errores.

El resultado es una mayor agilidad y comodidad pues no sólo se envían las facturas antes, sino que, además, el proceso de cobro también se formaliza con mayor prontitud. Las prestaciones en este sentido, pueden variar en función del proveedor. En el mercado podemos encontrar softwares que permiten la automatización de cobros directos a través de plataformas bancarias.

Legalidad

La integración de la facturación electrónica no sólo es completamente legal sino que, además, desde la aprobación y publicación de la Ley Crea y Crece, todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir factura electrónica.

Es importante, no obstante, tener en cuenta que no todos los programas o plataformas cuentan con los requisitos legales exigibles por lo que es recomendable destinar un período de análisis antes de seleccionar la alternativa más interesante o, en caso de necesitarlo, solicitar asesoramiento a una empresa especializada en el segmento.

Seguridad

Los softwares especializados en la emisión de facturas electrónicas proporcionan sólidas garantías en materia de seguridad. Algunos de los recursos que utilizan abarcan las redes privadas o los protocolos específicos como Value Added Network, AS2 o FTPS.

Por otra parte, existen menos riesgos de que se produzcan vulnerabilidades o riesgos de hackeo o duplicados de facturas fraudulentas. La firma digital acredita la autenticidad, la integridad y el origen de cada factura.

Por último, al estar toda la información almacenada en la nube y centralizada en un entorno único, las posibilidades de que se produzcan pérdidas desaparecen, algo que, por ejemplo, no ocurre con las facturas en formato papel.