El dato es la base de la inteligencia de negocio. Y sobre él se construyen todas las soluciones BI orientadas a las PYMES.
Actualmente resulta una herramienta esencial para este tipo de organizaciones, ya que permite transformar datos en información estructurada y comprensible, facilitando la toma de decisiones basadas en datos precisos, no en intuiciones.
¿Qué tipos de Business Intelligence existen?
Podríamos distinguir dos tipos de sistemas, los BI externos y los BI internos (nativos).
Los primeros, los externos, suelen ser los más habituales en la gran empresa. Su característica es que son capaces de conectar diferentes sistemas de la empresa (contabilidad, almacén o cualquier software vertical). Estos sistemas pueden ser interesantes cuando se utilizan distintos programas verticales y que provengan de diferentes proveedores.
En cuanto al segundo tipo, los BI Nativos son sistemas de inteligencia de negocio integrados ya en el propio ERP, lo cual ofrece muchas ventajas frente al BI tradicional (no integrado), tal como veremos seguidamente.
Una de ellas es la aportar información entendible. Pero hay más.
Ventajas del BI nativo
El BI Nativo ofrece algunas ventajas clave que debemos tener en cuenta a la hora de decidirnos a invertir en una herramienta u otra para nuestro negocio.
Como ya se ha comentado en las líneas anteriores, el BI nos ofrece información en tiempo real, precisa, que nos permite tomar decisiones basadas en datos y a partir de ellos poder planificar sobre una base sólida. Ya no habrá que esperar al cierre del mes o trimestre para ir tomando ciertas decisiones. Y eso nos dará agilidad de respuesta para poder aprovechar mejor las oportunidades del mercado.
La obtención de esos datos se realiza mediante procesos simplificados, gracias a la automatización. Además, al estandarizar los procesos de recogida y análisis de la información, ésta estará disponible para todos los departamentos o áreas de la empresa de la misma manera, con el mismo lenguaje o formato. Por supuesto, con tablas, históricos o estadísticas diversas en formatos gráficos que faciliten la comprensión del dato.
Todos esos datos estarán unificados, sin duplicidades y con mínimos errores, gracias a la automatización. Estamos hablando de datos tanto de fuentes internas como externas que, con el BI nativo, estarán centralizados y conectados.
Esto permite que el personal pueda tanto procesar como acceder a la información de manera rápida, pudiendo destinar más tiempo a otras tareas más productivas que hagan crecer a la empresa.
El BI nativo simplifica los procesos de análisis y eso permite que la toma de decisiones sea más ágil y precisa gracias a los datos. Así, se pueden asignar los recursos de manera más eficiente, pudiendo anticipar tendencias y comportamientos.
La integridad de los datos y las conexiones están aseguradas de forma nativa. Este tipo de BI suele presentar, además, menores costes de implantación. Y su puesta en marcha también es más corta.
Desventajas de trabajar con BI no nativos
Los Business Intelligence no nativos tienen algunas desventajas que se deberían de tener en cuenta a la hora de optar por esa opción. Por ejemplo, la inversión en tiempo y dinero que hay que realizar.
En ocasiones, estos programas y sus personalizaciones pueden resultar costosos y algo complejos a la hora de instalar, mantener y escalar.
Además, tendremos que tener en cuenta la implementación de medidas adicionales de seguridad y prevención de pérdida de datos.
Cuando trabajamos con muchos datos, seguramente provendrán de diferentes fuentes. Si cada área los descarga en un excel para tratarlos y entenderlos, y cada uno realiza los cálculos a su manera, y cada departamento genera sus propios reportes este será el resultado final: la información que tendrán unos entornos puede ser radicalmente diferente a la que tendrán otros.
Es decir, la calidad de la información se verá comprometida. El tiempo que se empleará en acceder a esa información irá aumentando progresivamente. Habrá que reparar el excel, puntearlo, generar los informes, etc. Es decir, la empresa se verá atrapada en un Excel Hell -Infierno del Excel-.
Otro de los grandes problemas de estos sistemas son su fragilidad. Cualquier mínimo error en un dato o en una fórmula, puede inducir a una mala decisión. Y, por ende, a una pérdida de tiempo y dinero considerable.
Por lo tanto, como vemos, la implementación de BI en una empresa es un proceso estratégico que requiere consideración, planificación y en algunos casos, un tiempo considerable, que se reduciría en gran medida si se opta por herramientas con BI nativo.
Todo el proceso puede suponer todo un reto, por lo que conviene consultar con especialistas para definir la mejor opción de BI según las necesidades de la empresa y escoger el mejor momento para realizar la implementación.
A partir de ese momento será cuando la empresa comience a ver mejoras en su eficiencia de procesos y recursos. ¿Quieres tener un negocio inteligente y rentable?
