Una auditoría de contratos y gastos implica:
- Obtener ahorros al identificar áreas dónde poder reducir costes, o eliminar tarifas o servicios no utilizados, lo que contribuye significativamente a mejorar la salud financiera y la competitividad de la empresa, proporcionando una base sólida para el crecimiento y el éxito a largo plazo.
- Conseguir ingresos extraordinarios mediante la recuperación de la pérdida desconocida, lo que no sólo aumenta los ingresos de la empresa, sino que también puede conducir a mejoras significativas en la eficiencia operativa.
- Garantizar que se están trasladando correctamente las cláusulas negociadas a los pagos ejecutados, lo que es esencial para asegurar el cumplimiento contractual, proteger los intereses de la empresa, optimizar el uso de recursos y mantener relaciones comerciales sólidas y confiables.
- Asegurar la eficiencia de los circuitos administrativos de la empresa para evitar pérdidas de tiempo o de esfuerzo ayudando a optimizar recursos, mejorar la productividad y mantener la capacidad de adaptación y agilidad en un entorno empresarial en constante cambio.
- Proteger a la empresa ante posibles pérdidas desconocidas, clave para preservar su rentabilidad, gestionar riesgos y fortalecer la confianza del inversor y del cliente.
- Verificar que toda la operativa que tenemos en un área está cubierta por la relación contractual con los proveedores del área, proporcionando garantías de cumplimiento, claridad y transparencia.
- Certificar que los proveedores estén cumpliendo con las obligaciones contractuales y proporcionando los servicios o productos con la calidad acordada, lo que es esencial para garantizar la satisfacción del cliente, reducir riesgos, cumplir con regulaciones y fortalecer relaciones comerciales a largo plazo.
- Evitar conflictos con los proveedores al detectar cláusulas ambiguas o poco claras en la redacción de los contratos, lo que es beneficioso para ahorrar tiempo y recursos, proteger legalmente los intereses de la empresa y mejorar la confianza entre las partes involucradas.
- Afianzar la configuración de los sistemas informáticos al comprobar que permite trasladar todas las condiciones negociadas al control de factura, lo que es fundamental para el cumplimiento contractual, la exactitud en la facturación y la gestión efectiva de proveedores.
- Asistir a los departamentos de control interno con:
- Personal especializado en el control de compras que aporte experiencia, conocimientos y habilidades específicas que son fundamentales para garantizar la eficacia, eficiencia y cumplimiento normativo.
- Expertos en el uso de programas de tratamiento de datos enfocados a la auditoría que ayudan a mejorar la precisión de los controles.
- Contraste de los controles internos implantados, que aporta objetividad, identifica vulnerabilidades, garantiza la confidencialidad y aumenta la confianza de los stakeholders.
- Acompañamiento en la definición e implantación de mejoras de procedimiento para optimizar los procesos, fomentar la mejora continua, reducir errores y riesgos, y mejorar la satisfacción del personal.
La auditoría de contratos y gastos en el mundo anglosajón es un servicio muy conocido y ampliamente utilizado. Países como Estados Unidos, incluso, tienen contratadas auditorías de contratos y gastos para revisar gastos estatales en sectores tan claves como la Sanidad.
Pero es poco conocida en España, ya que la responsabilidad de conseguir los estándares de eficiencia y calidad de los procesos administrativos de compra suele depender de los propios departamentos internos de las empresas.
Sin embargo, contar con empresas especializadas en el área de compras aporta una visión externa que supone una ayuda fundamental para estos departamentos, que aprovechan los resultados de las mismas para maximizar sus funciones.
No se deben confundir estas auditorías con auditorías de fraude, que pretenden localizar zonas de riesgo dentro de las organizaciones que conllevan pérdidas irregulares. Sino que los equipos se integran dentro de las áreas de control sirviendo como “herramienta” a las mismas.
Aunque hablemos de “herramienta”, la verdad es que el activo principal de una auditoría de contratos y gastos son las personas. La experiencia de los auditores en áreas y procesos de compra diferentes aporta una visión transversal que garantiza un valor añadido a los equipos de administración y control de sus clientes.
Es cierto que, para realizar su trabajo, un auditor debe analizar el 100% de las transacciones de un área de compra. Y que esto incluye poder recrear la trazabilidad desde la firma del contrato hasta el pago de la contraprestación, pasando por los datos del pedido, la recepción del producto o disfrute del servicio, recepción de factura, y contabilidad de la misma. Sin olvidar que en muchas áreas de gastos existe una importante carga normativa que debe ser tenida en cuenta a la hora de la revisión.
Este circuito genera una gran cantidad de datos, por lo que es imprescindible el uso de herramientas de análisis de datos. Pero hay que entender que una herramienta de análisis de datos, por muy potente que sea, no sirve de nada sin la persona que está detrás aportando orden, pensamiento y lógica.
La lógica de las personas (por suerte) no funciona igual que las de las máquinas. Una IA puede aplicar algoritmos que imiten la lógica de sus programadores. El machine learning nos permitirá, en un futuro, que las IA estén más cerca de conclusiones ciertas en torno a experiencias pasadas. Pero, ¿habéis tratado de explicar un chiste a Chat GPT?. No es capaz de entenderlo porque es una lógica que afecta a sensaciones pasadas que se activan con la introducción de un dato concreto en el cerebro, que no tiene que ver con una cadena de interconexiones predefinidas.
Es fundamental entender que, para que la eficacia de la auditoría sea máxima, es importante que la colaboración se entienda también de forma transversal dentro de la empresa que lo contrata, ya que no sólo se necesitará el apadrinamiento del departamento que encargue la auditoría, sino que tendrán que estar involucrados el resto de departamentos que afecten al circuito, incluyendo los departamentos informáticos, operacionales, administrativos, financieros y de control.
Dependiendo del departamento que contrate el servicio, el objetivo también será diferente, desde la necesidad de recursos temporales para cubrir un periodo de carga de trabajo elevado, la asistencia a la hora de definir un proceso administrativo de compra específico, la certificación de un proceso ya definido, la seguridad de que no existan pérdidas desconocidas, o simplemente, la inyección de tesorería a corto plazo y la consecución de ingresos extraordinarios.
Otra peculiaridad de la auditoría es que, debido a la necesidad de aportar una visión externa que pueda aportar algo diferente a lo que ya se están realizando los departamentos internos, será necesario cierta independencia, por lo que puede resultar extraño, incluso chocante, la poca implicación que se solicita a los departamentos afectados, que verán incrementada su carga de trabajo tan sólo en la obtención de datos al principio de la auditoría, y en la confirmación de conclusiones al finalizar la misma.
ACFYD Análisis lleva trabajando con empresas líderes en sectores como el Retail, la Banca o la Industria, desde hace más de 15 años.
Cuenta con una herramienta propia de análisis de datos (AHDA Analytics Insight), de la que es el único proveedor de licencias en España, pero lo más importante, lo que más valor aporta a sus clientes, es el conocimiento transversal que le ha permitido ir ampliando sus colaboraciones a todas las áreas de gasto de sus clientes.
Hablamos de sectores muy diferentes y áreas de gasto que afectan a la totalidad de la compra de una empresa, como los gastos derivados de un contrato de alquiler, las comisiones que se pagan por los cobros realizados a través de tarjetas de créditos o la definición de los escandallos de precios necesarios para poder garantizar la rentabilidad de un producto, entre otros.
No hay que olvidar que cualquier ineficiencia en la compra o en el gasto de una empresa se traslada de forma inmediata a una pérdida importante de competitividad, y repercute negativamente, no sólo en el margen, sino directamente en las ventas.
Autor: David Hernández, Socio de ACFYD Análisis
