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El seguimiento de impagos supone una enorme dedicación en tiempo y esfuerzos para cualquier empresa, pero especialmente para las pymes que con equipos reducidos contar con una persona responsable de hacer seguimiento de la deuda es realmente complicado.

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Sin embargo, llevar un buen seguimiento de las facturas de sus fechas de vencimiento y de sus reclamaciones es clave para el funcionamiento de la empresa. De nada vale vender mucho si la empresa finalmente no es capaz de gestionar el cobro de sus servicios o productos vendidos.

Hoy en día al igual que existen soluciones de gestión que permiten automatizar muchos de los procesos de negocio de cualquier compañía existen herramientas muy avanzadas para apoyar a los equipos de finanzas y administración en el seguimiento de la deuda y la gestión del recobro.

Las casuísticas que se pueden dar en la gestión del impago son muchas, por ello es importante contar con una herramienta que pueda adaptarse a las políticas internas de recobro.

Entre otras destacamos las funcionalidades que no deben faltar a la hora de escoger una herramienta de recobro de deuda:

Negociación de deuda

Es posible que, al solicitar el cobro de una deuda, el deudor trate de negociar los tiempos de pago o incluso la cuantía de la factura. Estos movimientos y negociaciones deben quedar registrados para poder gestionarlos en el momento correcto.

Trabajar con una herramienta que permita de forma sencilla ajustar la gestión de las deudas a estos casos es fundamental para que realmente cumpla su función y facilite el proceso de seguimiento.

Proceso de no conformidad

Puede darse el caso en el que un deudor se niegue a pagar una factura. La deuda debe ser resuelta para que el equipo financiero pueda gestionarla. Por ello, no sólo poder aplicar esta situación a la factura sino también poder redirigirla a un equipo legal es fundamental para que la deuda no se quede desatendida.  

Flujos adaptados a los procesos internos

Cada empresa gestiona los impagos de forma diferente. Por ello, buscar una solución que pueda configurarse para responder a las particularidades de cada negocio es fundamental. Por ejemplo, la aplicación de penalizaciones e intereses de deuda, a partir de cierto periodo, o aplicar condiciones diferentes dependiendo del cliente para proteger a los más grandes. O por ejemplo establecer flujos específicos para las valijas de pago.

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