Presentado por Coprava
El absentismo alcanzó el 7,62 % de las horas pactadas durante el primer trimestre de 2026
El IES parte de una necesidad a la que las empresas se enfrentan casi a diario: la reorganización de equipos y turnos tras la ausencia de un trabajador
La herramienta cruza en segundos costes, cobertura del servicio, disponibilidad, turnos y restricciones legales para ayudar a decidir cómo cubrir una baja
Con el absentismo en el 7,62 % de las horas pactadas en el primer trimestre de 2026, las ausencias obligan a las empresas a decidir de forma rápida cómo cubrirlas.
Coprava, compañía especializada en soluciones tecnológicas aplicadas la gestión de personal, ha desarrollado el Índice de Eficiencia de la Sustitución (IES), una métrica basada en inteligencia artificial que analiza todas las alternativas posibles ante una ausencia y asigna a cada una una puntuación de 0 a 100 en función de su eficiencia para la organización.
De “¿quién puede sustituirle?” a “¿qué opción es más eficiente?”
La herramienta parte de una necesidad a la que las empresas se enfrentan casi a diario: la reorganización de equipos y turnos tras la ausencia de un trabajador. No se trata únicamente de absentismo laboral, sino de permisos, interrupciones de jornada, ausencias imprevistas o cambios de última hora que no se reflejan en la nómina y que, en algunos casos, no requieren notificación a la Seguridad Social, pero que igualmente obligan a movilizar personal para garantizar la cobertura del servicio.
El IES cambia el enfoque tradicional de la gestión de sustituciones. En lugar de limitarse a identificar qué empleados están disponibles para cubrir una ausencia, analiza simultáneamente las diferentes alternativas y calcula el impacto de cada una. Integrado en Coprava Capital Humano (CCH), el sistema tiene en cuenta variables como:
- Coste de la sustitución, incluido el recurso a horas extraordinarias, nuevas contrataciones o empresas de trabajo temporal.
- Cobertura del servicio que proporciona cada alternativa.
- Disponibilidad de los empleados que podrían realizar la sustitución.
- Turnos y distribución de la jornada.
- Restricciones legales y organizativas que puedan afectar a la decisión.
Con esas variables, genera una puntuación que permite comparar las opciones de forma inmediata y detectar cuál ofrece el mejor equilibrio entre coste, cobertura y viabilidad. El responsable deja de enfrentarse a una simple lista de personas disponibles y obtiene una valoración clara, puntuando de 0 a 100 cada opción.
De esta forma, quien tiene que tomar esta decisión ya no lo hace bajo la presión de tener que improvisar, sino con todos los datos sobre la mesa y evita, además, recurrir siempre a las mismas personas o encadenar horas extra por inercia.
“La pregunta ya no es solo quién puede cubrir una ausencia, sino cuál es la sustitución más eficiente para la compañía”, explica Guillermo Sisí, CEO de Coprava. “El IES permite convertir una decisión que hasta ahora dependía en gran medida del análisis manual y de la experiencia del responsable en un indicador objetivo, fácil de interpretar y basado en todas las variables que intervienen en la sustitución”.
Una métrica para decisiones que deben tomarse en minutos
La gestión de una ausencia suele producirse con poco margen de reacción. Los responsables de Recursos Humanos y de Operaciones, así como responsables de la gestión diaria de personal, deben comprobar quién está disponible, qué jornada puede realizar, qué impacto tendrá sobre otros turnos y cuánto costará cubrir el puesto.
Este índice puede aplicarse tanto a sustituciones por bajas o ausencias imprevistas como a la planificación de sustituciones por vacaciones, especialmente en sectores y organizaciones donde mantener determinados niveles de cobertura resulta esencial.
Con el desarrollo del IES, Coprava incorpora la inteligencia artificial a una de las decisiones más recurrentes de la gestión diaria de personas: no sólo saber quién puede cubrir una ausencia, sino determinar qué alternativa permite hacerlo con el menor impacto posible para la organización.
