Fugas financieras. La importancia del último detalle

El objetivo de este escrito intenta hacer ver que la acumulación de pequeñas decisiones del día a día, con procedimientos poco afianzados, puede tener un impacto muy importante sobre el devenir de la empresa, afectando tanto a la operativa diaria, como al resultado financiero de la empresa.

Por el contrario, una correcta definición de todos esos procedimientos (al decir correcta, no queremos decir de un rigor totalmente estricto e inelástico, sino que encuentre el equilibrio entre el correcto funcionamiento y la eficiencia en la ejecución de las tareas diarias de todos los departamentos de una compañía), nos ayudará a concentrarnos en todo lo importante, minimizando los controles secundarios.

La pandemia nos ha dejado muchas enseñanzas, pero una de ellas debe ser la de darle importancia a cada una de las piezas que forman parte del engranaje de todas las cadenas. Así, si en el principio de la pandemia, nos dimos cuenta de lo importantes y esenciales que eran los servicios de limpieza en los hospitales, o los de transporte y logística en los suministros, este momento en que la alerta por la escasez de suministros ha llegado al gran público, todos nos preguntamos por el devenir de los contenedores o de los palets, y el hecho de que su escasez afecte tanto a la economía mundial.

Todo ello revela la importancia de la atención al detalle, por pequeño que parezca dentro de la empresa.

Nosotros aquí vamos a hablar de algún ejemplo basado en nuestra experiencia, pero, ejemplos, como colores, hay muchos, y no muy difíciles de localizar en cualquier organización.

• Así, una correcta y atinada definición de los parámetros de validación de un ERP, por ejemplo, en la contabilización de facturas, permite a las empresas realizar controles automáticos sobre este proceso, permitiendo disponer de tiempo para otras tareas a las personas que tiene responsabilidad sobre ello. De igual manera, el hecho de que el sistema no permita duplicar el número de factura no es elemento único que provoque que no se vayan a contabilizar facturas por duplicado, si bien, hará que el porcentaje de elementos a revisar sea inferior.

En estos momentos en los que la Inteligencia Artificial y el Machine Learning están en muchas conversaciones relacionadas con la mejora de procesos y la gestión empresarial, la misma parametrización del sistema, en base al conocimiento y categorización de la tipología de incidencias detectadas y corregidas, permite a las empresas ajustar los controles de una manera más enfocada.

• Hace no mucho hablaba con un socio de una empresa de consultoría y me contaba el problema que tenían con la rotación de personal, con un índice muy elevado, y el problema que les suponía a la hora de afrontar y reenfocar los proyectos.

Esto pone de manifiesto la relevancia de este problema para todas las empresas, y supone una circunstancia extensible a todos los sectores. No es mi idea hablar de la retención del talento, que para eso ya están personas y gurús extraordinarios y expertos en aconsejar al prójimo, sino darle la vuelta y, de alguna manera prever las posibles contingencias que pueden provocar estas situaciones, que, de alguna manera ocurren de manera periódica en las empresas y el hecho de que la tasa de rotación de personal afecta mucho más de lo que desde las empresas quieren llegar a aceptar.

De tal manera que una simple coordinación entre puestos claves, con elementos de cobertura duplicados permiten a las empresas reducir los tiempos de traslado de conocimiento y procedimientos clave, así como el hecho de que dichos procedimientos estén localizados y documentados, y que esa documentación esté actualizada.

Es cierto que las empresas con mayor tamaño tienen departamentos, fundamentalmente, de Auditoría Interna, que se encargan de ello, pero no todas las empresas disponen de dichos departamentos, si bien, todas tienen esa necesidad.

• Igualmente ocurre con los procesos de validación de facturas. Recuerdo que hace muchos años, un directivo de una empresa cliente nos dijo que tenían un alto responsable que quería tenerlo todo controlado y se encargaba de firmar todas las facturas por encima de un importe concreto, y no muy elevado.

Igual que he comentado antes, no es mi idea criticar las formas de actuar de cada empresa, sino poner de manifiesto que el excesivo control, y, en este caso, la falta de delegación o de confianza en los equipos, lo que provoca son retrasos operativos en los pagos, las validaciones, así como ineficiencias en los controles. Muchas facturas a firmar, en lugar de control, acaban provocando el “efecto sello” de última hora.

Nosotros entendemos los controles como elementos necesarios pero ajustados, que no deben provocar bloqueos en los departamentos, que permitan a las empresas apoyarse en las herramientas de las que disponen y que sean ellas las que realicen la parte de mayor densidad de dicho control, dejando a las personas la parte correspondiente a la definición de los controles, ajustes y medidas, tanto preventivas como correctivas.

Para cerrar, tomo la famosa anécdota del padre de la teoría del caos, Edward Lorenz, quien, cuando estaba realizando un desarrollo para elaborar un modelo de previsión meteorológica, y, por problemas con la impresora, decidió redondear los cálculos desde el sexto al tercer decimal, dejó al ordenador haciendo sus cálculos y se fue a preparar un café. Al volver, vio que los resultados eran completamente diferentes de los obtenidos antes de esa modificación, sobre el papel, ínfima.