software de registro horario

El mundo de los recursos humanos está lleno de tareas. Hay un flujo interminable de informes y formularios. Además, muchos tienen que hacerse de inmediato. Por no hablar de las nuevas iniciativas, algunas más o menos necesarias, o más o menos sensatas. El departamento de recursos humanos se encarga de muchas de las cosas que nadie quiere hacer, como administrar las reglas del trabajo remoto, o implementar medidas de transparencia salarial. Mejora la diversidad, la equidad y la inclusión en las empresas. 

En resumen, muchos departamentos de recursos humanos tienen demasiado trabajo. Para ellos, hay un software que puede ser su aliado definitivo para muchas tareas, pero sobre todo, para que el control horario se haga de una manera sencilla, casi automática y respetando todo el reglamento legislativo. El de factorialhr es uno de los que tienen más éxito: más de 600.000 personas trabajando con él, lo que resulta en que más de 11.000 compañías lo usan para automatizar sus nóminas y horas de trabajo. 

Digitalizar el registro horario será obligatorio

Desde mayo del 2019, las empresas están obligadas a registrar el horario de sus trabajadores. Lo que pasa, es que hasta ahora podían usar cualquier sistema, incluso rellenarlo a mano en una hoja. El sistema tenía y tiene trampas: muchos trabajadores rellenaban de golpe el horario de la semana antes de empezar o eran sus jefes quienes se encargaban de hacerlo.

Esto está a punto de cambiar porque las empresas van a estar obligadas a digitalizar ese control horario. Además, el Ministerio de Trabajo quiere que ese registro sea inalienable y la Inspección de Trabajo pueda acceder a él cuando lo necesite y no se pueda alterar. Es un reto mayúsculo porque implica que muchas empresas tendrán que cambiar sus mecanismos de funcionamiento, incluso si tienen entradas y salidas flexibles. Pero puede ser mucho más fácil si se cuenta con el software de registro horario adecuado. 

El sistema actual es ineficaz

En 2023, los españoles habían trabajado una media de 2,5 millones de horas sin cobrarlas. Así lo refleja la Encuesta de Población Activa. El número no ha bajado mucho respecto a años anteriores: en 2018, fueron 2,8 millones de horas extra sin remuneración. 

Esto demuestra, según los expertos, que cinco años después de que entrara en vigor el control horario obligatorio, que el sistema no es eficaz. Sobre todo, porque aún no se ha establecido una forma clara para llevar a cabo el control. Las empresas que ya cuentan con el software adecuado están a salvo, pero las que no, podrían quedar fuera de la ley en el futuro más próximo. 

Aunque aún no se contempla un mecanismo concreto para llevar el registro de las horas en la empresa y muchas utilizan una hoja de firmas, el Gobierno quiere cambiar el sistema para que sí haya una única forma de hacerlo. Se trata de que haya garantías de que se cumple con el horario y no hay trampas. 

El objetivo del registro horario: acabar con las horas extra gratis

Cuando se estableció la obligatoriedad del registro horario, el objetivo estaba meridianamente claro: poner fin a los millones de horas extra que se hacen en nuestro país sin remuneración. Porque incluso hay empresas que a pesar de tener un control telemático, obligan a sus trabajadores a fichar como si hubieran terminado su jornada y sigan trabajando. 

No todos los registros online son fiables, por eso hay que elegir el software que más se ajuste a los cambios legislativos cada vez más rápidos y no añada más preocupación a los departamentos de recursos humanos. Los inspectores querrán y podrán tener un acceso inmediato a los datos del registro de las empresas y hay herramientas que permitirán garantizar que no se ocultan datos y la empresa no se arriesga a una sanción. 

El desafío de los modelos híbridos de trabajo

Desde la pandemia se ha ido implantando un modelo híbrido de trabajo que se ha consolidado en los últimos años. Según los estudios recientes, el 85% de las empresas españolas trabajaban así en 2023. Los trabajadores buscan una mayor flexibilidad laboral cuando están buscando un empleo.

Esta manera de trabajar aumenta la satisfacción de los empleados. Las empresas que tengan ya este sistema o quieran evolucionar hacia él, necesitan un software que les permita controlar los horarios de esta modalidad. Además, con una parte del trabajo en remoto se reducen los costes operativos y se atraen nuevos talentos. 

El modelo híbrido aumenta la productiva de los empleados en un 39%, como han demostrado estos estudios recientes. Permite a las empresas aprovecharse de las ventajas que tiene que muchos trabajadores puedan realizar a cabo su jornada desde su casa. 

Control horario en remoto

Los programas que permiten el control horario han demostrado ser también fiables a la hora de registrar las jornadas en remoto. Se adaptan para que los empleados puedan fichar desde cualquier lugar, se encuentren en la oficina, en casa o en el Caribe si es que son nómadas digitales, una tendencia creciente. 

Eso sí, para eso, la empresa tiene que estar preparada. Además de un buen software de control horario, necesita implementar soluciones en la nube para que los trabajadores puedan acceder y compartir la información aunque no estén en el mismo lugar físico. También es importante contar con personal experto en ciberseguridad para que se detecten amenazas lo antes posible.