un-universo-oscuro-gasto-domiciliado-acfyd-analisis-revista-diryge

Está de moda el Metaverso y no es en vano, ya que supone a la vez un escenario prometedor para el futuro del comercio, y uno de los mayores riesgos para las empresas.

Sin embargo, Metaverso no es más que una palabra traída al escenario actual por la transformación de Facebook en Meta, y la posterior apuesta de Mark Zuckerberg por las tecnologías realidad virtual y realidad aumentada.

Pero detrás de esa idea está algo que ya existe, desde hace bastante tiempo, y es la concepción de un grupo de multiversos, que conviven en el tiempo y en el espacio, a través de los cuales se pueden compartir distintas realidades.

Lo que aplicando tecnologías de realidad virtual parece complicado, es mucho más sencillo si pensamos en el mundo gaming, dónde las realidades dependen de cada historia y dónde llevamos mucho tiempo acostumbrados a tener personajes, que ahora llaman avatares, que viven una historia diferente en función de la narrativa del juego.

Pero podemos pensar lo mismo de un libro que te traslada a una época y una historia y donde, al leerlo, eres capaz de convertirte en ese personaje imaginario y estar en un universo paralelo que te permite evadirte, mientras permanece el libro abierto, de la realidad cotidiana.

Más allá de la idea están las posibilidades comerciales, la creación de necesidades, no para el yo y el tiempo en el que vivo, sino para mi avatar y los diferentes universos en los que existe.

Y por supuesto, los riesgos que toda tecnología e idea innovadora acarrean, que por sí solos, necesitarían más de un artículo.

Trasladados al presente, y algo más habitual, la idea de multiverso se puede utilizar para cortar el universo en el que vivimos en pequeñas partes que simplifiquen la comprensión de los procesos más comunes a los que nos enfrentamos en nuestro día a día.

Dentro de los múltiples multiversos que nos encontramos siguiendo esta metodología podemos hablar, en el mundo empresarial, de uno muy oscuro, que nos complica mucho su control y que ha sido origen de múltiples preocupaciones en el periodo post Covid: el universo del gasto domiciliado.

La domiciliación consiste en ordenar a una entidad bancaria el pago de los recibos que emite un determinado proveedor. Una vez está el recibo domiciliado, el banco procede al pago de esa cantidad de forma recurrente y periódica, sin que el propietario de la cuenta tenga que conceder su autorización en cada caso.

La ventaja de este universo es la flexibilidad, que permite emitir pagos periódicos, sin tener que autorizar uno a uno cada uno de ellos.

Sin embargo, los riesgos son inherentes a la propia definición, ya que el pago se realiza independientemente de la autorización del mismo.

En la práctica, los pagos domiciliados suelen controlarse a través de previsiones de gasto a través de las cuales las empresas generan una simulación del pago que se va a realizar.

El problema viene cuando la facturación tiene componentes complicados de controlar, o cuando el pago realizado no concuerda con la previsión.

Entre los principales gastos que podemos encontrar domiciliados se sitúan:

  • Alquileres inmobiliarios: como buen pago periódico el alquiler es un gasto que se suele domiciliar, lo que garantiza el cumplimiento de la obligación del pago de la cuota. Un alquiler es un gasto sencillo de controlar, no obstante, puede suponer grandes diferencias en caso de incidencias bastante más habituales de lo que nos podamos imaginar. 

Un alquiler parece que es una cuota periódica que supone un pago al mes y se repite durante 12 meses.

Sin embargo, a modo de ejemplo, una incidencia en la aplicación de un incremento de IPC puede provocar, aparte de una subida excesiva del gasto en alquiler, un desfase entre las previsiones de gasto, las facturas y los pagos del mismo, lo cual nos puede llevar a una situación de gasto incontrolado.

  • Consumos de luz, agua, gas, etc..: gastos habitualmente domiciliados, en los que no sólo influye la negociación del precio, sino que tienen un componente importante de conocimiento de la legislación, aparte de una gran variabilidad mensual en las lecturas de lo realmente consumido.

Se puede realizar una previsión en función de datos históricos que se ajuste bastante al dato real del consumo, sin embargo, existen muchos factores externos que influyen en el gasto real.

Esto nos lleva a realizar el pago sin saber exactamente cual es el consumo existente y a tener que analizar la facturación a posteriori, lo que obliga a realizar los ajustes también en periodos diferentes al que realmente se han producido.

  • Mantenimiento preventivo: Existen 2 tipos de mantenimiento, el mantenimiento preventivo, que es aquel que se realiza periódicamente sobre una instalación para evitar que surjan averías. Y el mantenimiento correctivo, que es aquel que se realiza eventualmente cuando existe una avería ocasional en alguna instalación.

Entre los factores a tener en cuenta en el mantenimiento preventivo, podemos nombrar el número de instalaciones que necesitan dicho mantenimiento, así como la cierta y correcta realización de dicho mantenimiento. 

  • Licencias de software: aquí la variabilidad depende del número de usuarios que utilicen la licencia en cada periodo, así como el tipo de licencias que estén contratadas y los diferentes programas sobre los que se contratan las licencias.

El control de altas y bajas, y su traslado a los circuitos administrativos son claves.

  • Seguros: primas contratadas, coberturas, partes, pagos directos, son parte de las múltiples variables que hacen que este gasto, aparentemente periódico y fácil de controlar requiera un especial cuidado cuando se trata de un gasto domiciliado.
  • Alquiler de bienes muebles (Maquinaria, vehículos, material informático, etc.: al igual que en el caso de los alquileres inmobiliarios nos puede llevar a confusión la aparente sencillez del control de este gasto. Sin embargo, tan sólo el inventario mensual puede generar importantes discrepancias entre la previsión realizada y el pago efectivo.

En definitiva, un universo oscuro en el que se realizan pagos aparentemente periódicos y sencillos, pero que generan grandes complicaciones en su procedimiento de control:

  • Necesidad de realizar ajustes con los pagos ya realizados.
  • Pérdida de IVA repercutido por la imposibilidad de contabilizar facturas contra previsiones diferentes en importe.
  • Pérdida de visibilidad de la realidad por cesión del control a los proveedores.
  • Pérdida de control por falta de entendimiento de la facturación.
  • Control por datos históricos que no profundiza en la realidad del gasto realizado.
  • Etc.

ACFYD Análisis realiza una auditoría de todos los gastos realizados, profundizando en todas las variables que componen la factura, aclarando los hallazgos localizados con los proveedores, lo que permite, entre otras cosas:

  • Recuperación de IVA por la contabilización de facturas conformadas.
  • Arreglo de la contabilidad por la correcta contabilización del gasto real.
  • Recuperación de euros por importes incorrectamente pagados.
  • Recuperación de posibles pagos duplicados por doble domiciliación.
  • Aclaración y correcto traslado a factura de condiciones negociadas.

A su vez, la alianza de ACFYD con Altair, garantiza el acompañamiento en la implementación de herramientas tecnológicas que permiten anticipar y agilizar el control de los gastos domiciliados.

ACFYD enciende una luz para poder hacer más efectivo el control de todos los gastos que orbitan en el Universo Oscuro de las domiciliaciones.

Parece que nos iremos adentrando en el Metaverso, y las empresas tendrán que adaptar su tecnología y ofertas a esta nueva realidad.

Pero no podemos dejar sin control la realidad actual ya que, sin cimientos, será mucho más difícil construir los muros del futuro.

Por David Hernández, socio de Acfyd Análisis

Acceder al número completo de noviembre/diciembre 2022 de la Revista Dir&Ge