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El entorno de los desarrolladores de software, también de ERP, está en continua evolución, como sucede con otras organizaciones de diferentes sectores. La transformación está en curso al tiempo que muchas empresas demandan nuevas plataformas para optimizar la gestión de sus procesos y actividades. Esta convergencia entre la evolución permanente de la tecnología y del negocio con el incremento de la demanda complica la gestión del cambio en unas empresas a las que se les exige, no solo estar a la vanguardia del conocimiento y la tecnología, sino ejercer un efecto tractor sobre el resto del mercado.

Son muchas las organizaciones que están cambiando sus aplicativos desfasados, por modernas plataformas de gestión ERP. Con el cambio buscan automatizar sus procesos y eficientar su gestión para acometer los retos que plantean los nuevos escenarios.

Isabel Pomar @isabelprdatisa, CEO de @DatisaSoftware, analiza la importancia de la correcta gestión del cambio en las organizaciones para desarrollar una óptima y eficiente implementación de un ERP. Clic para tuitear

Todos estos procesos de modernización requieren de un enfoque preciso en la gestión del cambio. No se trata solo de cambiar de una solución tecnológica a otra. Hay que acompañar la transformación con un modelo de gestión del cambio que se adapte a la naturaleza y necesidades de cada organización. Y, esa tarea es también responsabilidad de los proveedores, como socios tecnológicos que somos.

La diferencia sustancial entre las soluciones antiguas y las actuales, desarrolladas a base de tecnologías de última generación y que se actualizan regularmente, exige, por un lado, un nivel de formación mayor y, por otro, un diseño de planes estratégicos para vencer la resistencia al cambio que sean, de verdad, eficientes.

Insisto en que hay que suavizar la curva de aprendizaje para impulsar el éxito de la implementación tecnológica. Más aún, en estos momentos en los que, en muchas organizaciones se han puesto en marcha iniciativas tecnológicas por la vía urgente, para adaptarse al escenario COVID.

Por eso, es importante que los proveedores tecnológicos impartan continuamente cursos y seminarios enfocados a la transferencia de un mejor conocimiento sobre la solución a los usuarios. Y, además, que se configuren diferentes contenidos didácticos para que puedan ampliar información sobre aspectos concretos del ERP”.

Lo que está claro es que las pequeñas y medianas empresas que apuesten por la implementación de un nuevo sistema de gestión de recursos empresariales deben reservar una partida presupuestaria -también tiempo y otros recursos- para acometer los gastos adicionales relacionados con la gestión del cambio. Y parte de esos gastos adicionales deberán enfocarse en la formación.

Sin embargo, la gestión del cambio va mucho más allá de la capacitación. Hay que preparar a la organización para el cambio en varios niveles. Y, hacerlo, antes de que se active la nueva plataforma para evitar interrupciones de servicio o la prestación de un servicio deficiente. Si, como en el contexto actual, muchas organizaciones han tenido que impulsar el cambio, casi sobre la marcha, es el momento, pasados los primeros meses, de revisar y analizar: qué funciona y qué es mejorable, dónde están los puntos “débiles” en cuanto a la funcionalidad-uso del sistema, cómo optimizar la utilización de los aplicativos, cómo obtener el máximo potencial de las soluciones, … Y, con todo, impulsar el conocimiento funcional del ERP para facilitar, optimizar y rentabilizar.

También para proporcionar la formación necesaria, claro. Una formación que deberá impactar también sobre la comunicación de los beneficios que aporta el cambio. Y, por otro lado, hay que penetrar en la propia cultura del negocio y hacer que todos los implicados acepten el cambio e, incluso, lo demanden. Hay que mantener una comunicación fluida y constante para mantener el interés de toda la organización; evitar o neutralizar pensamientos y actitudes pesimistas que dificultarían la transición y el compromiso de los empleados, poniendo el riesgo el proyecto; y hay que evitar las sorpresas, es decir, implementar los cambios conforme a un plan estratégico.

En definitiva, cuando las organizaciones abordan la actualización de sus plataformas ERP, la gestión del cambio es esencial para impulsar el éxito. Creo que nunca se debe subestimar el trabajo ni la cantidad de personas que se deben consultar y formar a medida que el proyecto avanza. Y, en todo caso, siempre es recomendable avanzar acompañado de proveedores tecnológicos que actúen como socios durante el proceso de cambio.

Por Isabel Pomar, CEO de Datisa