Anticiparse a una incidencia, reorganizar los recursos con rapidez o identificar patrones que permitan actuar antes de que el problema se agrave. La digitalización y la inteligencia artificial están abriendo nuevas vías para gestionar el absentismo laboral con más información y capacidad de respuesta. Pero la tecnología, por sí sola, no resuelve sus causas. La prevención sigue dependiendo, en buena medida, de cómo se lideran los equipos, cómo se organiza el trabajo y cómo se mantiene la relación con las personas en el día a día.
Esta visión, que combina tecnología y gestión, centró el Leadership Breakfast impulsado por Coprava en Madrid bajo el título “El papel de la digitalización y la IA en la reducción de costes causados por el absentismo laboral”, y organizado por el Club Dir&Ge. El encuentro reunió a directivos de Recursos Humanos, Prevención y Operaciones para abordar un reto cada vez más presente en las organizaciones: cómo pasar de una gestión reactiva del absentismo a una gestión más anticipada, con mejores datos y capacidad para tomar decisiones a tiempo.
Anticiparse antes de que el problema llegue a la operación
El impacto del absentismo va mucho más allá del área de Recursos Humanos cuando empieza a afectar directamente al funcionamiento de la empresa. Una ausencia inesperada puede obligar a reorganizar equipos, modificar la planificación o comprometer el nivel de servicio al cliente.
La tecnología debe contribuir también a liberar al mando intermedio de tareas administrativas para que pueda centrar su tiempo y su atención en la gestión de los equipos y en la toma de decisiones. Guillermo Sisí, CEO de Coprava, puso el acento en la necesidad de dotar a estos perfiles de herramientas y recursos que faciliten su labor, en lugar de añadir complejidad a su día a día. El objetivo, explicó, es que el manager pueda dedicar más tiempo a gestionar y acompañar a las personas y menos a tareas administrativas. A su juicio, una herramienta realmente útil debe adaptarse a las necesidades de los distintos colectivos y a la realidad de cada operación, en lugar de aplicar las mismas soluciones a organizaciones que afrontan situaciones diferentes.
La respuesta tampoco pasa necesariamente por aumentar costes. En muchos casos, cambios en la organización o determinadas medidas de flexibilidad pueden marcar la diferencia, especialmente cuando responden a una necesidad concreta. Así lo planteó Marco Sales, Global Director RE Operations de Hipoges, al señalar que el efecto de estas medidas depende tanto de la actividad como de la capacidad de cada organización para cubrir una ausencia sin que la operativa se resienta.
La IA puede detectar patrones; la decisión sigue siendo humana
La disponibilidad de datos permite hoy analizar el absentismo con un nivel de detalle mucho mayor. Más allá de conocer una tasa agregada, el reto está en identificar qué información puede ayudar a entender por qué el comportamiento varía entre equipos, centros o actividades.
Productividad, calidad, experiencia de empleado o estilos de liderazgo son algunas de las variables que pueden aportar nuevas pistas. En muchos casos, las organizaciones ya disponen de esta información, aunque no siempre la analizan de forma conjunta. Para Ana Ávila, Directora de Prevención, Salud y Bienestar de Mahou-San Miguel, cruzar esas fuentes puede ayudar a identificar relaciones y orientar mejor las actuaciones preventivas. Su expectativa respecto a la IA va además un paso más allá del análisis: que sea capaz de plantear distintas alternativas en función de cada colectivo y aportar después criterios que permitan valorar su impacto.
La necesidad de segmentar apareció también desde la perspectiva de las operaciones. Las particularidades de cada actividad hacen que el absentismo no tenga siempre el mismo comportamiento ni genere el mismo impacto, incluso cuando se trata de servicios similares. José Orosa, Director de Estrategia e Internacional & Director Nacional de Outsourcing de Ilunion, vinculó el potencial tecnológico con la capacidad para identificar estos patrones y anticipar dónde será necesario reorganizar los recursos.
Cuando esa información se conecta con la planificación, la tecnología deja de ser únicamente una herramienta de diagnóstico y pasa a contribuir también a la toma de decisiones. David Ángel González, Operations & Network Director de Logista, explicó cómo la asignación de recursos puede apoyarse en variables como las capacidades disponibles o prioridades operativas. Además, las decisiones y resultados que genera el propio sistema aportan nuevos datos que permiten identificar tendencias y mejorar la planificación futura.
La IA puede aportar información y recomendaciones, pero su valor depende de cómo se interpreten y se apliquen en cada situación. Camilo Brandao, Head of Operations de Verisure, lo ilustró con una analogía: al igual que un GPS puede proponer una ruta alternativa sin eliminar el tráfico, la tecnología puede señalar opciones, pero decidir cómo actuar exige conocer el contexto y aplicar criterio. Ese mismo conocimiento resulta esencial para anticipar otro de los efectos del absentismo: cuando la carga de trabajo recae de forma reiterada sobre una parte del equipo, el desgaste puede acabar generando nuevas ausencias.
El dato no sustituye al manager
La tecnología permite detectar antes determinadas señales, pero muchas de ellas siguen apareciendo en el día a día de los equipos. De ahí que varios participantes situaran al mando intermedio como una figura clave para interpretar esa información y convertirla en prevención.
La formación de estos perfiles es una prioridad para Antonio Sánchez, CHRO de Clínicas Dorsia. Su planteamiento parte de una realidad: quienes están cada día al frente de sus equipos pueden detectar cambios, entender qué está ocurriendo y hablar con las personas antes de que una dificultad termine derivando en una ausencia. Preguntar, escuchar y conocer las circunstancias de cada persona puede marcar la diferencia a la hora de actuar a tiempo.
La capacidad de anticipación tiene, sin embargo, sus límites. La tecnología puede ayudar a detectar riesgos y preparar una respuesta, pero no evita por sí sola que una situación termine convirtiéndose en una ausencia. Ernesto Huete, HR Operations & People Services Manager de Rentokil Initial, subrayó que la IA puede aportar modelos y capacidad de análisis, pero que la prevención sigue dependiendo de mandos intermedios capaces de entender qué está ocurriendo en sus equipos y actuar a tiempo. Para ello, necesitan formación y herramientas que faciliten su trabajo y les permitan dedicar más tiempo a la gestión de las personas, en lugar de añadir más tareas administrativas.
Otro límite es la propia diversidad de las organizaciones. Una medida que funciona en una compañía puede no dar el mismo resultado en otra, porque cambian la actividad, el perfil de los empleados o las consecuencias de cada ausencia. De ahí que Tomás Sánchez-Barriga, Gerente del Servicio de Prevención de Mutua Madrileña, defendiera la necesidad de adaptar las soluciones a la realidad de cada organización. La digitalización ha ampliado enormemente el acceso a la información, pero el verdadero valor está en el criterio con el que se interpreta y se utiliza.
Reducir el impacto del absentismo exige combinar información, capacidad de anticipación y una gestión cercana a la realidad de los equipos. La tecnología puede aportar herramientas para detectar señales, ordenar información y apoyar la toma de decisiones, pero el resultado depende de cómo se integra todo ello en la organización y de la capacidad de sus responsables para actuar a tiempo. Ese equilibrio entre tecnología, organización y gestión de personas será determinante para abordar el absentismo de una forma más eficaz y sostenible.
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