La digitalización se ha convertido con el pasar de los años es una necesidad para aquellas empresas que quieran estar al día con la tecnología.

Las empresas que realmente quieren avanzar y no estancarse, están apostando por el uso de software y herramientas que les permitan trabajar de manera digital al 100%.

La buena noticia es que, al ser una corriente tan extendida, existe una oferta muy variada y estas herramientas son cada vez más accesibles. No solo a nivel de precio, también en cuanto a conocimientos previos necesarios.

También cuentan con interfaces cada vez más sencillas e intuitivas y tutoriales y asistencia incluída.

Como sabemos que aún hay muchas empresas que, ya sea por temor a lo desconocido o falta de ambición, no terminan de decidirse por dar el paso hacia la digitalización, hemos hecho una selección de 5 programas digitales que pueden ser de gran ayuda y aplicarse a casi todas las empresas.

Si tienes dudas o crees que tu empresa no puede digitalizarse, sigue leyendo y es posible que te lleves más de una grata sorpresa.

5 Softwares Digitales que pueden ser de gran ayuda en tu empresa

1.   Klippa

Klippa es uno de los mejores y más avanzados OCR que encontramos en el mercado. Si no sabes que es el OCR, son las siglas de reconocimiento óptico de caracteres.

En otras palabras, Klippa es un software que se encarga de analizar, reconocer y digitalizar todos los caracteres de un texto que se encuentra en un archivo de formato imágen.

Esta tecnología ya existe desde hace varios años y probablemente te estés preguntando qué puede aportar Klippa que no puedas ya hacer con un escáner.

La principal diferencia es que Klippa no escanea los archivos, fotos o documentos de formato físico a digital, como si hace un escáner.

Este programa trabaja sobre el archivo ya escaneado, es decir la imágen que resulta del escaneo.

Una vez que el archivo de imágen está en nuestro ordenador, Klippa entra en marcha y estudia y analiza todos los caracteres que encuentra, para contrastarlo con su base de datos y así reconocer de cuál se trata cada uno.

Aunque parezca un proceso complejo, Klippa realiza esto en pocos segundos. Solamente debemos seleccionar el archivo y nos proporcionará un documento 100% online, como creado en un procesador de textos, listo para guardar o modificar.

Además, se complementa con otras herramientas digitales para sacarle máximo partido. Klippa es capaz de reconocer de qué tipo de documento se trata, para así detectar los datos más relevantes y automáticamente volcarlos en el programa en el que se necesiten.

Ya sean los datos identificativos en un documento de identidad o el contacto e información de la empresa en una factura, Klippa es capaz de detectarlos y reconocerlos.

Si queremos digitalizar nuestro negocio, Klippa será una de las herramientas que mayor trabajo y tiempo nos hará ahorrar.

2.   Hubspot

Toda empresa que quiera estar organizada y dar un servicio de calidad a sus clientes debe utilizar un CRM.

Un CRM es un gestor de relación con los clientes que nos ayuda a mantener al día y en un mismo lugar todos los datos sobre los clientes y potenciales clientes junto con información sobre las interacciones que hemos tenido con ellos en los distintos canales de contacto.

Si estamos buscando un CRM que sea fiable, completo y a un buen precio, entonces Hubspot es exactamente lo que necesitamos. Hubspot es el CRM gratuito en Español más completo del mercado.

No solo nos ofrece un modo sencillo e intuitivo de acceder a los datos de los clientes, también incluye varias herramientas que pueden ayudar a los distintos departamentos de la empresa:

• Registra los datos, llamadas y contactos para que todo el proceso de ventas esté registrado y pueda fácilmente retomarse desde la última vez.

• Genera informes detallados sobre clientes y leads, de manera que podamos tener una visión completa del ciclo de vida de cada cliente y mejorarlo si es necesario.

• Proporciona una visión completa de todos los modos que el cliente tiene para contactarnos, para poder responder rápida y eficazmente, dando una atención óptima a través de una sola plataforma.

• Aporta datos e informes sobre las preferencias, datos comunes y  costumbres de la totalidad de los clientes. Permitiéndonos crear campañas de marketing personalizadas y obtener nuestro buyer persona.

Definir a Hubspot como un CRM es realmente quedarse corto. Es mucho más que una simple hoja de cálculo con datos, nos brinda herramientas para poder sacarle a esos datos el mayor provecho posible.

3.   Slack

Si tu empresa es de un tamaño considerable, no se trabaja de forma presencial o hay ciertos miembros que no siempre están disponibles personalmente, es necesario buscar una solución que permita mantenerse todos en contacto cuando no pueda hacerse personalmente.

Las aplicaciones de comunicación más extendidas como Whatsapp, funcionan bien en el ámbito personal, pero a la hora de llevarlo al laboral, es aconsejable separar los chats y las llamadas privadas de aquellas relativas al trabajo.

Slack es una app de mensajería empresarial que ha conseguido que prescindir del correo electrónico y enviar mensajes directos instantaneos a los compañeros sea una realidad

Una de las ventajas de Slack es que funciona tanto como mensajería en tiempo real, para poder tener conversaciones fluidas en el momento, como de forma asincrónica. De esta forma, aunque el mensaje no sea leído en el momento, quedará registrado y se podrá continuar la conversación más adelante.

Además, nos permite realizar llamadas y videollamadas grupales, para evitar la necesidad de reuniones multitudinarias y tener que acudir personalmente a una oficina para atender.

Sin embargo, su punto fuerte es el chat. Ya sea que tengamos que comunicarnos con una persona que se encuentra en la otra punta del país o en la oficina de al lado, un mensaje por chat es la manera más rápida y eficaz de comunicarnos.

Se pueden crear grupos o canales en los que incluir a distintos miembros del equipo, enviar todo tipo de documentos y mantenernos en contacto continuo incluso fuera de la oficina, ya que está disponible para todos los dispositivos.

Slack nos permitirá mejorar la comunicación de nuestra empresa en poco tiempo de manera exponencial, a través de una sola aplicación.

4.   Dropbox

Si queremos digitalizar nuestra empresa, no podemos aún tener un archivo de documentos físicos. En primer lugar, porque es peligroso. Estos documentos pueden dañarse, extraviarse o ser robados sin demasiada dificultad.

Podemos aumentar la seguridad del almacén si queremos mantenerlos fuera del alcance de desconocidos, pero una gotera o el mismo desgaste natural del papel puede hacer que un documento importante se arruine.

Además, el archivado de documentos físicos necesita de un espacio de almacenamiento del que no siempre se dispone y que, a menudo, nos cuesta más dinero de lo normal.

Ya hemos hablado de Klippa y de como se puede digitalizar los documentos para tenerlos más a salvo. Sin embargo, aunque los documentos sean digitales, si el dispositivo de almacenamiento es físico, el riesgo sigue siendo el mismo.

La solución es Dropbox. Una herramienta que nos proporciona espacio casi ilimitado en sus servidores para que podamos guardar de manera sencilla y rápida todos los archivos importantes en la nube, sin preocuparnos por el espacio físico.

Es tan sencillo que literalmente solo tendremos que guardar los archivos en una carpeta y Dropbox se encargará del resto. En segundo plano, y mientras realizamos otras gestiones, Dropbox automáticamente sincroniza la carpeta y añade todos los documentos nuevos a la nube.

De este modo los archivos están disponibles en todo momento y desde cualquier lugar, ya que Dropbox cuenta con una aplicación para cada dispositivo que nos da acceso a nuestros documentos.

Con Dropbox ganamos comodidad, seguridad y accesibilidad. Además nos facilita la transferencia y modificación de archivos entre varias personas. Todo esto sin necesidad de una gran inversión, solo se paga por el espacio que se utiliza.

Dropbox y el almacenamiento en la nube nos ayudarán a que nuestra empresa sea más accesible.

5.   Trello

Trello es un tablero virtual que hará que nuestra empresa esté más organizada y sea más productiva.

Se trata de una herramienta en la que podemos volcar todas las tareas pendientes o los proyectos a realizar, de modo que estén visibles y accesibles para todos aquellos que deben llevarlas a cabo.

Cuenta con distintas fichas en las que podemos añadir comentarios, imágenes, enlaces o cualquier tipo de archivo o información necesaria para poder completar la tarea de la mejor manera posible.

Su interfaz es completamente intuitiva y nos permite filtrar la vista para solamente ver aquello que nos interesa: las tareas que tenemos asignadas, lo que es necesario entregar en el día o lo relacionado a una determinada área o temática.

Gracias a Trello podremos tener el conjunto de lo que nos queda por completar y así poder organizar mejor nuestro tiempo y nuestro día. Sabiendo de antemano lo que debemos realizar, conseguiremos ser más productivos y ahorrar tiempo y recursos para otras actividades.