La evolución digital de los eventos ha transformado radicalmente cómo se planifican, ejecutan y experimentan. Desde plataformas virtuales y herramientas de realidad aumentada hasta análisis de datos en tiempo real, la tecnología ha redefinido la interacción y la accesibilidad, creando experiencias más inmersivas y personalizadas para los participantes en todo el mundo. Entrevistamos a Santiago Revellado, Director de Medialabs.
¿Cómo han evolucionado los eventos en los últimos años?
Hasta hace pocos años, los eventos estaban muy alejados del ámbito digital, principalmente porque se consideraba a este como competencia de los eventos presenciales.
Cuando llegó la pandemia los eventos tuvieron que digitalizarse 100% y tras la vuelta a la normalidad, muchas de las estrategias y tecnologías que se popularizaron en esa situación se mantuvieron e incluso evolucionaron para integrarse mejor con los eventos presenciales.
El streaming, que actualmente es complementario a casi todos los eventos presenciales.
El registro online, las invitaciones digitales y el control de acceso mediante códigos QR, que facilitan mucho la organización del evento, el contacto con los invitados, la personalización de la experiencia y la agilidad y eficiencia en la recepción de los asistentes.
La activación digital de los eventos mediante acciones que motivan la participación, la interacción, el networking y la difusión del evento.
La disponibilidad de contenidos, documentos y ponencias para su descarga tras el evento.
Las encuestas de satisfacción a los asistentes que buscan la mejora continua gracias a la opinión de los asistentes de cada una de las fases del evento: ponentes, localización, catering, etc.
¿Qué ha aportado Medialabs a los eventos en España?
En Medialabs llevamos trabajando más de 10 años en la digitalización de los eventos, tanto públicos como privados. En este tiempo hemos trabajado con empresas multinacionales y agencias locales, aportando ideas innovadoras, un uso creativo y eficaz de la tecnología y herramientas ad-hoc para facilitar la organización y gestión de los eventos, ya sean para 50 o para 1000 invitados.
Medialabs ha sido pionera en la implantación de sistemas de invitación y control de acceso fiable, rápidos y de bajo coste de implantación y mantenimiento.
Hemos aportado ideas innovadoras para la gamificación de los eventos, desde la comunicación hasta la experiencia de los asistentes, ayudando a que estos disfruten del evento y estén mucho más motivados para participar activamente.
¿Cómo ha mejorado la experiencia de los asistentes en los eventos?
Ha mejorado en cuanto a
- La facilidad de inscripción
- La información relevante que tiene antes del evento, así como la comunicación puntual y directa sobre cambios y novedades.
- El trato personal que reciben, aunque sean cientos de invitados
- La experiencia durante el evento, que ahora permite su participación directa e inmediata, sus aportaciones, compartir experiencias y, por supuesto, facilitar la relación con otros invitados, el networking y el aprendizaje.
¿Cómo mejora la rentabilidad de los eventos?
La digitalización de los eventos ha traído nuevos productos y formatos.
Alrededor del evento se crean soportes digitales que extienden el evento más allá de su espacio físico y permite explotar el evento fuera de ese entorno.
Ahora se puede comercializar el streaming, el patrocinio de las experiencias digitales, la base de datos perfectamente segmentada que se obtiene de los inscritos, las menciones en RRSS e incluso espacios publicitarios en la propia app del evento.
¿Cuáles son los siguientes pasos en la transformación digital de los eventos?
Evolución en los sistemas de control de acceso: a través de reconocimiento facial o de identificación de tu dispositivo móvil sin necesidad de utilizar tarjetas ni invitaciones.
Gamificación durante el evento: Ofrecen experiencias más amenas, a la vez que se motiva la participación.
Nuevas tecnologías que permiten registrar, capturar o guardar con mayor facilidad los momentos concretos de interés de las presentaciones, así como documentos o materiales relacionados con esa presentación.
Seguimiento y análisis del interés demostrado por los asistentes en las diferentes charlas o presentaciones, lo que no solo permite analizar las preferencias a nivel global sino que ofrecerá la posibilidad de lanzar mensajes individualizados después del evento.
Implantación de diferentes tecnologías de IA para aumentar la eficacia, en la organización, los ponentes y los asistentes.
Cómo influirá la IA en los eventos
Ayudará a los ponentes a la hora de preparar sus presentaciones, redactando, buscando información, generando imágenes de apoyo y gráficas.
Los asistentes podrán delegar en sus Agentes de IA la asistencia virtual a los eventos. Es decir, en un futuro cercano podrás inscribir a tu IA al evento, para que sea esta la que atienda las conferencias en streaming y te genere informes y resúmenes con lo que sabe que te resultará más relevante.
A la hora de analizar patrones de asistencia e interacción, que permitirán mejorar las próximas convocatorias adecuándose mejor a los intereses de los asistentes potenciales.
