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La automatización de procesos es una asignatura pendiente en muchas empresas españolas, independientemente del sector o la facturación

[email protected] desarrolla una #app de #gestión integral de los manuales de vuelo Clic para tuitear

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Incentro es una consultora IT con sede en Cantabria de origen holandés. En los Países Bajos es una de las consultoras IT más reconocidas, con más de 25 años de trayectoria. Sin embargo, en España, pese a llevar casi diez años, aún no cuentan con el reconocimiento de sus compañeros holandeses.La diferencia entre ambos mercados es notable en lo referente a la transformación digital. Un término tan amplio como confuso, aún, para muchas empresas españolas.

Según Víctor Gutiérrez, Sales Manager de Incentro, “cuando hablamos de transformación digital, nos referimos a cualquier proceso que anteriormente fuese tedioso y complicado y, gracias a un software, app, web, etc. ahora puedas realizarlo de forma más rápida o incluso automática, ayudando a que tu trabajo diario sea más productivo y fácil”.

Incentro cuenta con tres líneas de negocio bien diferenciadas: Digital Experience, que cubre la creación de aplicaciones web de uso masivo, aplicaciones móviles o integración de motores de búsqueda e inteligencia artificial; Digital Commerce, que implica la creación y gestión de tiendas online maximizando las ventas y la conversión; y Digital Information Services, que busca ayudar a mejorar la productividad en el trabajo gracias a la automatización de procesos y digitalización de documentos.

Para entender mejor esta última línea de negocio, desde Incentro ponen como ejemplo el caso de un cliente, Swiftair.

Swiftair, encargó la creación de una app móvil para la gestión de sus manuales de vuelo, desarrollada en Alfresco.

“Swiftair, una de las tres principales aerolíneas españolas por flota, tenía un problema en la automatización de algunos procesos, lo que les suponía una pérdida de tiempo, dinero y seguridad“, afirma Víctor Gutiérrez.

Todas las aerolíneas, por normativa, deben llevar a bordo de sus aviones los manuales que corresponden con el avión y los equipos, pero un avión pasa actualizaciones constantes, así que, dichos manuales, deben ser mantenidos al día por parte de las compañías y hasta hace poco, este proceso, se hacía en papel.

“La automatización de procesos es una asignatura pendiente en muchas empresas españolas, independientemente del sector o la facturación. Swiftair era consciente de la necesidad de mejorar la tarea de gestión de manuales y lo tuvo claro desde el primer momento”, declara Miguel Cortés, líder del proyecto con Swiftair en Incentro.

Incentro, mediante la herramienta de gestión documental Alfresco (de la cual Incentro es EMEA partner), ha desarrollado una herramienta con la que mejorar la gestión de dichos manuales.

Tras analizar la situación inicial, Incentro propuso la utilización de Alfresco para el almacenamiento de los manuales organizados según el criterio de Swiftair. Además, desarrolló una aplicación de iOS personalizada para que la usaran los pilotos. Dicha herramienta ha sido alojada en la nube de Amazon (AWS) para potenciar la utilidad de esta y permitir la accesibilidad en todo el mundo.

Una aplicación para mejorar la gestión de tareas diarias

Esta herramienta cuenta con una serie de funcionalidades para ser totalmente productivos. Entre otras, la carga y gestión de manuales (además del control de las diferentes versiones del mismo manual), la creación de reportes e informes, control de lectura, política de permisos, gestión de usuarios… Un sinfín de opciones para conseguir que lo que antes era un trabajo tedioso y con muchas probabilidades de cometer errores, ahora sea algo sencillo y sin opción a equivocación. 

Por otro lado, dentro de la App, que cuenta con una interfaz amigable, pueden visualizar los manuales, hacer checks de seguridad por matrícula, realizar búsquedas, indexar en pdf, descargar archivos en 2º plano, recibir notificaciones de las nuevas actualizaciones disponibles, generar hipervínculos, etc.

Ahora, esta app es usada por todos los pilotos de la compañía, suponiendo beneficios notables, reduciéndose los gastos de gestión e impresión de manuales, además de reducir el peso en el propio avión. Por otro lado, se ha mejorado la efectividad de las búsquedas, el control de lectura y la seguridad de los documentos.   

Como punto final a la conversación, Víctor Gutiérrez hacía esta reflexión, “la transformación digital tiene mucha más penetración en algunos sectores que otros, pero, en general, aún nos falta mucho camino por recorrer. De todos modos, esperamos que cada vez sean más empresas las que se conciencien de la rentabilidad y provecho que pueden conseguir si mejoran la gestión de algunas tareas diarias dentro de su organización”.