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Los sistemas de gestión empresarial permiten a las organizaciones incrementar el valor de sus procesos, mejorando su eficiencia y facilitando la toma de decisiones.

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La propia definición del aplicativo ERP encierra la verdadera esencia de estos sistemas. Hablamos de ERP para referirnos a una solución para la GESTIÓN de los recursos empresariales. No solo es un sistema de información para gestionar. O, al menos, no es esa, la principal cualidad que ofrece para ayudar a las pymes a mejorar la eficiencia de sus procesos.

Los sistemas de gestión empresarial -ERP- permiten a las organizaciones incrementar el valor de sus procesos, mejorando su eficiencia y facilitando la toma de decisiones. No es únicamente un gran sistema de información centralizada, como perciben algunas pequeñas y medianas empresas, sino que se trata de una solución que automatiza, facilita y, en muchos casos, integra unas operaciones con otras.

La información es la base de los aplicativos de gestión de recursos empresariales, pero limitar la visión de un ERP como un mero sistema de información es restarle una amplia cobertura funcional y mucha de la capacidad que tiene para mejorar la operativa del negocio.

Datos para impulsar el crecimiento

Siendo cierto que la información o, los datos, o, mejor dicho, el análisis de los mismos facilita el crecimiento y desarrollo de la empresa, no hay que dejarse impresionar por el poder de los datos. Está claro que, si no se dispone de información consistente y actualizada, sin un acceso sencillo y seguro, es muy difícil gestionar de una manera óptima, planificar o prever situaciones de riesgo o de oportunidades o tomar decisiones acertadas. Pero, el trabajo de un ERP va mucho más allá de ser un mero repositorio de datos, con la ventaja en sí mismo que ello supone.

En este sentido, la capacidad para automatizar procesos y operaciones es uno de los puntos fuertes de los sistemas de gestión para pymes porque impulsa su mejora cuantitativa y cualitativa al facilitar una conexión automática con los flujos de trabajo de diferentes entornos departamentales dentro de una misma organización o proyecto. Por ejemplo: complementar el trabajo del área de compras con el de ventas; el de facturación con el de contabilidad; o el de compras y ventas con el del almacén. 

Por lo tanto, la capacidad de automatización se sumaría a la capacidad para servir información, lo que no quiere decir que una sea más importante que la otra, sino que, ambas condiciones, forman parte de la esencia de un ERP. Además de estas dos, hay otro aspecto singular que proporciona agilidad y flexibilidad y capacidad para operar de una manera aislada o en convergencia con otros sistemas. Hablamos de las opciones de integración.

La integración con otras herramientas

Con los sistemas de gestión actuales es difícil encontrarnos con un ERP que muestre dificultades para garantizar la integración con otros aplicativos, lo que permite “crecer” a la solución, en sí misma, al enriquecerse con funcionalidades de otros sistemas, y “evolucionar” al negocio, al utilizar sistemas que en conjunto proporcionan toda la experiencia que demanda el usuario para hacer más eficiente su trabajo. La integración con soluciones de BI, con plataformas de comercio electrónico o con sistemas CRM, son algunos ejemplos de cómo unas soluciones pueden ayudar a otras y, en consecuencia, al negocio.

En definitiva, un ERP no solo proporcionan información, sino que aporta valor a esa información al contextualizarla y completarla para facilitar la toma de decisiones. Es decir, no basta, por ejemplo, con conocer la facturación de un año, sino que es necesario conocer cómo y por qué se ha llegado a esa cifra, de forma que se consiga ampliar el conocimiento concreto sobre el origen, las causas y las consecuencias de ese dato.

En definitiva, la definición de un ERP abarca mucho más de lo que algunas organizaciones tienden a pensar. Más que un sistema de información, un ERP es un sistema de gestión o, mejor dicho, un sistema que permite optimizar la gestión y, con ello, mejorar su eficiencia, su rentabilidad y su competitividad.