Hoy en día las soluciones de almacenamiento y trabajo en la nube permiten agilizar los procesos de gestión documental en al mismo tiempo que garantizan la seguridad y protección de los datos.
Cómo garantizar una #gestión documental eficiente en #empresas de servicios profesionales Clic para tuitearLa mayoría de las empresas, pero especialmente las pertenecientes al sector de servicios profesionales gestionan un enorme volumen de documentos en el día a día. Gestorías, asesorías y despachos de abogados dedican gran parte del tiempo en la gestión documental de la empresa y en la mayoría de los casos, todavía de forma bastante manual.
La falta de confianza en la tecnología en la nube y la resistencia al cambio supone que muchas empresas sigan imprimiendo, escaneando, finando y almacenado la documentación interna y de clientes de forma física.
Sin embargo, es importante tener en cuenta el riesgo que esto supone para las compañías. En primer lugar, el peligro físico de los documentos, susceptibles a ser destruidos o robados, además del riesgo que supone la gestión manual sujeta a errores humanos e ineficiencias de gestión.
Hoy en día las soluciones de almacenamiento y trabajo en la nube permiten agilizar los procesos de gestión documental en al mismo tiempo que garantizan la seguridad y protección de los datos.
La creación de documentos legales directamente online, la firma digital, y el almacenamiento de documentos en la nube, son fundamentales para las empresas de servicios profesionales.
Entorno de trabajo en la nube
Trabajar de forma conectada ofrece enormes ventajas para la productividad de los equipos y las empresas. Las herramientas de trabajo en la nube ofrecen un entorno completo en el que crear documentos, gestionar tareas, intercambiar información y trabajar en equipo ideal.
La tecnología en la nube permite, además, acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo para poder trabajar a distancia sin limitaciones ni amenazas de seguridad.
Firma digital
Las compañías de servicios profesionales gestionan un gran volumen de firmas. El tiempo dedicado al envío de documentación para después recibir la copia firmada, escanearla y archivarla es enorme. Con la firma digital todo este proceso se simplifica de forma radical.
La conexión de las plataformas de trabajo como Office 365 y las herramientas de firma digital como DocuSign, permiten a las empresas intercambiar documentos que requieren ser firmados a través de la propia herramienta. De esta manera los equipos administrativos pueden desentenderse de la gestión de la firma y delegar en la propia herramienta el seguimiento de las firmas y envíos.
Almacenamiento sin límites y seguro
Si además de poder gestionar documentos y firmarlos de forma natural en un entorno de trabajo en la nube, es posible almacenarlos con plenas garantías de seguridad en un espacio de almacenamiento accesible, flexible e ilimitado entonces tiene lugar una gestión documental eficiente.
La tecnología no sólo ofrece un ecosistema cómodo, usable y seguro, sino que también, gracias a la automatización de muchos de los procesos que antes se hacían a mano un mejor seguimiento de propuestas, contratos o servicios.
Contar con un entorno de trabajo unificado en el que las herramientas de trabajo se comuniquen entre sí y que faciliten la gestión de procesos y operaciones internos es un claro impulsor de la productividad de los equipos y de los resultados de la empresa.