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Disponer de información, eliminar posibles cuellos de botella y planificar, son tres de las claves que permiten a las empresas poner en marcha una gestión eficiente.

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logo datisaGestión que se completa con un proceso de control y evaluación que ayudará a la toma de decisiones futuras, bien repitiendo patrones, bien descartando modelos operativos y/o funcionales que no hayan mostrado sus ventajas. Desde la óptica de la eficiencia es más sencillo impulsar el crecimiento de la organización.

La importancia del control de recursos

Las pymes pueden encontrar la senda del crecimiento a través de la información, la flexibilidad y la eliminación de procesos excesivamente burocráticos, la planificación de los recursos y el control y análisis de lo sucedido, todas ellas funciones clave para implementar una gestión eficiente de sus negocios.

De un lado, disponer de un repositorio de información en el que poder encontrar todos los datos necesarios para conocer el estado real y actual de la organización permite detectar los puntos débiles, las áreas de mejora o los procesos sobre los que se deberá actuar para salir del apuro.  Pero, disponer de un mapa exhaustivo de la situación por la que atraviesa la compañía también permitirá identificar sus fortalezas y facilitará la conversión de cualquier oportunidad en negocio.

Por otro lado, además de disponer de los datos, es importante ordenar, actuar y controlar todo lo que sucede en el entorno de la pyme. Ahora bien, todo ello ha de hacerse imprimiendo la flexibilidad y frescura que necesitan este tipo de compañías para responder de forma dinámica a los requerimientos de un mercado tan exigente como el digital. Apostar con el control y la supervisión no es malo siempre que se eviten los famosos y temidos cuellos de botella que ralentizan el funcionamiento ágil por el que siempre han apostado las pequeñas y medianas empresas.

Automatizar los procesos para mejorar la productividad

En este sentido, es importante evitar los flujos de aprobación excesivamente burocráticos y pesados que acaban con las buenas intenciones con las que fueron concebidos los negocios. Creo que es importante difuminar las jerarquías y apostar por la autonomía individual y, el trabajo en equipo, desde la responsabilidad y el compromiso. El trabajo por objetivos ayuda en esta línea, pero, sobre todo, la automatización de procesos que permiten optimizar el tiempo e imprimir confiabilidad en la ejecución de las tareas.

En tercer lugar, es importante señalar la contribución de la planificación para que la eficiencia en la gestión sea real. En este sentido, planificar permite adelantarse a los acontecimientos -positivos o negativos- que están por venir y disponer de margen suficiente para la respuesta apropiada.

Finalmente, cabe señalar el papel del control y el análisis de la situación lo que permite a las organizaciones y a sus responsables “aprender de los errores” o bien, repetir determinados patrones que han proporcionado la rentabilidad que loa empresa esperaba. Analizar permite descifrar y entender lo sucedido, qué se ha hecho, cómo, cuándo y con qué recursos.

ERP: herramienta esencial para el crecimiento

Todas estas funciones -acceder a la información; ordenar, compartir y actuar sobre el dato; planificar; y analizar, son tareas que pueden -y deben- llevarse a cabo con herramientas tecnológicas adecuadas. Los aplicativos ERP proporcionan las funcionalidades necesarias para llevar a cabo estas tareas y automatizar sus procesos asociados.

Las soluciones de gestión de recursos empresariales automatizan procesos de la operativa diaria y muestran su impacto real sobre la cuenta de resultados porque no solo ayudan a vender más y mejor, sino que automatizan procesos esenciales, pero también administrativos que reducen el tiempo empleado en la ejecución de las tareas y aportan una mayor confiabilidad.