En la actualidad, las pequeñas y medianas empresas tienen nuevos desafíos a los que hacer frente que la llegada de la tecnología ha añadido a las tradicionales de todos los negocios.
A la dificultad de hacer cuadrar las cuentas y mantenerse competitivo se le suma la necesidad de estar al día con las últimas tecnologías. Todos estos puntos, a la vez, también están interconectados entre sí.
Actualmente una empresa competitiva es aquella que hace uso de las últimas tecnologías y de esta manera también consigue reducir sus costes y aumentar su productividad.
Las pymes del sector legal deben encontrar maneras para adaptarse a los tiempos que corren y aprovechar los beneficios que la tecnología y las herramientas digitales actuales pueden brindarles.
Hemos hecho una pequeña selección de algunos programas digitales que pueden ayudar a las pymes legales a mantenerse al día y no sucumbir frente a la competencia.
Optimiza tu Empresa del Sector Legal Con Estos 5 Programas
- Software de gestión de casos
Un software de gestión de casos es una herramienta digital que puede ayudar a las empresas a administrar de manera eficaz su flujo de trabajo y a poder realizar un seguimiento exhaustivo de todos los casos abiertos y cerrados y de sus clientes.
En lo que respecta a las pymes del sector legal estas herramientas ayudan a mejorar su rendimiento notablemente. Estas herramientas pueden gestionar documentos, hacer un seguimiento del tiempo de trabajo y de la progresión de determinados proyectos, programar y asignar tareas e, incluso, gestionar citas.
Además, brindan la opción de generar informes basados en datos reales, donde podremos ver en forma de estadística o gráfico el estado y desempeño actual de la empresa. Podremos ver el porcentaje de casos cerrados, el tiempo medio de gestión de casos y, en base a eso, tomar decisiones para mejorar la productividad.
- Software de contabilidad y facturación
Probablemente no sea lo que nos esperemos en un listado de programas para pymes del sector legal, pero, aunque no sean específicos para este sector, pueden ser de gran ayuda para organizar y mejorar los procesos.
El uso de softwares para automatizar y gestionar la contabilidad y la facturación pueden ser muy beneficiosos para aquellas empresas que no quieren dedicar demasiado tiempo a gestiones repetitivas.
Gracias a sus módulos podemos contabilizar, crear y hacer seguimiento de las facturas pendientes y pagadas. También estar al día con los pagos y cobros y saber en todo momento el estado de nuestras cuentas.
Independientemente de la actividad a la que se dedique nuestra pyme, utilizar estas herramientas es recomendable para no encontrarse con sorpresas fiscales y mantener el orden en la contabilidad.
- Herramientas de escaneo de documentos
Una de las características principales que tiene todo lo relacionado de trabajar con el mundo legal es la cantidad de documentos, contratos, facturas y similares con los que hay que lidiar a diario. Esto implica una cantidad muy grande de tiempo y dedicación a simplemente leer, analizar, redactar y archivar documentos en un determinado lugar.
Para evitar esto, podemos utilizar herramientas que se encargan de escanear, analizar y digitalizar documentos legales. Estas herramientas pueden ayudar a las pymes del sector legal ahorrar tiempo y reducir errores al crear y analizar documentos legales estandarizados que pueden ser acuerdos o contratos.
Pueden ser tanto software para digitalizar e identificar archivos como para crearlos. En ambos casos el tiempo y esfuerzo que se ahorra es significativo y algo que conseguirá que nuestra pyme funcione de forma más actual y eficaz.
- Bases de datos
Las bases de datos legales online son una de las herramientas más valiosas que toda pyme del sector legal debería tener a disposición. Nos proporcionan acceso a una gran variedad de recursos legales en línea que nos servirán como fundamento o como consulta a la hora de abordar y resolver los casos que recibamos.
En vez de pasar horas y horas buscando datos y documentos en archivos físicos coma utilizando bases de datos online podemos ahorrar muchísimo tiempo utilizando las herramientas de búsquedas avanzadas y filtros para para encontrar información específica que necesitemos en ese momento.
Además tenemos la tranquilidad de saber que estas bases de datos se actualizan periódicamente por tanto la información que encontramos será siempre la más reciente y legalmente vigente.
La comodidad que brinda una base de datos legal online frente a una física, es abismal y definitivamente algo en lo que nos interesará invertir.
- Almacenamiento
Actualmente el archivo de documentos en formato físico o papel ha quedado anticuado. Todas las pymes del sector legal tienen, o deberían tener, sus archivos digitalizados y en formatos digitales fácilmente accesibles y consultables.
Sin embargo, un problema común que tienen tanto los archivos físicos como digitales es que necesitan de espacio suficiente para ser almacenados. Utilizar herramientas de almacenamiento en la nube ya sea software o servidores es la mejor solución a la que podemos optar hoy en día para tener nuestros documentos a mano y organizados.
La nube nos ha brindado una tecnología muy útil en este aspecto que nos permite acceder a los documentos desde cualquier lugar sin tener que renunciar a utilizar los protocolos de seguridad más avanzados.
La tecnología al servicio de las Pymes
En este artículo hemos presentado cinco por cinco tipos de programas digitales que pueden ayudar a las pymes del sector legal a mantenerse al día con los últimos avances tecnológicos. Se trata de aprovechar la tecnología en favor de ofrecer un mejor servicio o de facilitar las tareas diarias.
Al implementar estos programas, podremos mejorar la productividad, acelerar el tiempo de respuesta y mejorar la experiencia del cliente.
Si queremos mantenernos a la vanguardia o, simplemente, competitivos en un mercado cada vez más agresivo, debemos abrazar e implementar estas herramientas que nos ayudarán a conseguirlo.
