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Las tecnologías forman parte del día a día de los trabajadores. Ordenadores, smartphone y demás dispositivos son ya fundamentales para desarrollar el trabajo diario. La tecnología ha cambiado el mundo empresarial, facilitando la comunicación, mejorando la eficiencia e impulsando la productividad de las empresas.

prodwareParece ya imposible trabajar sin correo o teléfono, o sistemas de gestión, sin embargo, existe un ámbito en el que todavía las compañías no han asumido la importancia de la digitalización, probablemente debido a la falta de confianza. Este ámbito es la firma de documentos, la cual sigue siendo en la gran mayoría de las empresas un proceso absolutamente manual. La falta de confianza en la tecnología a nivel de seguridad ha supuesto que todavía la gran mayoría de las empresas sigan imprimiendo, firmando y escaneando todos sus documentos en vez de utilizar una herramienta de firma digital.

Hoy en día existen soluciones de firma digital muy avanzadas. Soluciones en la nube que permiten a los trabajadores firmar a distancia, enviar y proteger sus documentos firmados sin ningún riesgo.

Las garantías de seguridad de una herramienta en la nube como puede ser una aplicación de firma digital dependen de la plataforma en la que esta esté alojada. Es decir, la seguridad la determina la nube en la que la solución almacena y gestiona los datos.

Por ello, a la hora de escoger una solución de este tipo es importante evaluar sus certificados y protocolos de seguridad para garantizar los mayores niveles de seguridad posibles.

Muchas empresas son reticentes a utilizar estas herramientas, pero deben ser conscientes de que el riesgo que corre un documento físico almacenado de forma local es mucho mayor que el de los documentos firmados en plataformas de este tipo, siempre y cuando estén avaladas por una nube segura.

Soluciones para una gestión documental efectiva

Las soluciones de firma digital no sólo agilizan los procesos de firma, sino que permiten también almacenar y gestionar de forma segura los documentos. Son aplicaciones fundamentales para garantizar una gestión documental efectiva dentro de cualquier empresa.

Con la firma digital los equipos de administración evitarán dedicar tiempo al seguimiento y gestión de las firmas. Además, ahorrarán en imprenta y envíos de documentos legales. Al igual que otras soluciones tecnológicas de la era digital, han sido desarrolladas para hacer más sencillo, productivo el día a día de los equipos.

Gracias a la integración con otras aplicaciones de trabajo, algunas firmas digitales permiten trabajar de forma conectada en un único entorno. DocuSign y Office 365 se integran de forma natural, lo que permite enviar documentos para su firma directamente desde Outlook o SharePoint.

Contar con una plataforma de trabajo unificada en la que todas las aplicaciones se comuniquen de forma sencilla facilita el trabajo de los equipos mejorando su productividad y eficiencia.

La firma digital ya es una herramienta imprescindible para las empresas, sin importar su sector o actividad. La gestión digital de las firmas ya es hoy en día un paso fundamental para abordar la digitalización.