La digitalización ha transformado profundamente la gestión de eventos, permitiendo a las organizaciones optimizar procesos, mejorar la experiencia de los asistentes y ampliar su alcance. Eventtia, plataforma de gestión de eventos, ha sido pionera en integrar soluciones digitales avanzadas para satisfacer las crecientes demandas tecnológicas del sector. Entrevistamos a Dimitri Golman, Head of Business Development en Eventtia.
La digitalización ha redefinido la gestión de eventos. ¿Cómo ha impulsado Eventtia esta transformación y qué impacto ha tenido en la experiencia tanto de los organizadores como de los asistentes?
Absolutamente. Hace una década, en 2014, los fundadores Eventtia identificaron una brecha importante en la gestión de eventos: ineficiencias en los procesos manuales, experiencias de usuario fragmentadas y falta de información basada en datos. Al trabajar con un cliente que organizaba una gran conferencia B2B, vieron de primera mano la necesidad de una solución digital. Esto llevó a la creación de Eventtia, inicialmente centrada en agilizar el registro, la comunicación y la gestión de credenciales online.
Un avance rápido hasta el día de hoy, después de impulsar más de 35,000 eventos y registrar decenas de millones de asistentes en todo el mundo, Eventtia ha evolucionado hasta convertirse en una plataforma de eventos todo en uno que optimiza las operaciones de eventos y mejora las experiencias de los asistentes. Nuestras historias de éxito demuestran nuestro impacto, desde la automatización de la logística hasta permitir una mayor participación de la audiencia.
La transformación digital que defendemos ha remodelado fundamentalmente la industria. La participación se ha disparado a través de plataformas y aplicaciones móviles interactivas que fomentan la conectividad continua. Los formatos virtuales e híbridos han ampliado la participación al eliminar barreras geográficas. La automatización agiliza las operaciones y permite a los organizadores centrarse en seleccionar experiencias excepcionales. Finalmente, el análisis de datos ahora brinda a los organizadores información útil, lo que lleva a eventos más personalizados e impactantes.
¿Cómo se ha adaptado la industria de gestión de eventos a las nuevas demandas tecnológicas y expectativas de los asistentes?
Los eventos son fundamentalmente sobre emociones y experiencias. Para atraer y retener a los asistentes en un panorama cada vez más competitivo, la innovación es esencial. Sin embargo, la industria de eventos ha tardado en adoptar soluciones digitales y a menudo se muestra reticente a alterar los flujos de trabajo establecidos.
La pandemia de COVID-19 aceleró la adopción digital, particularmente entre las grandes corporaciones multinacionales. Irónicamente, incluso hoy en día, nuestra principal competencia no son sólo otras plataformas de gestión de eventos, sino herramientas heredadas como Excel, Word y Outlook, en las que muchas organizaciones todavía confían para la planificación de eventos.
Desde 2022, hemos observado dos tendencias importantes: Corporaciones líderes, incluidas Nike y Amazon, están integrando software de gestión de eventos como un componente central de sus estrategias globales de eventos. Las marcas de lujo como Cartier y Tiffany están aprovechando cada vez más el marketing experiencial, utilizando eventos de alto nivel para crear experiencias de marca únicas e inmersivas que fomenten conexiones más sólidas con los consumidores.
Con presupuestos más ajustados y expectativas de retorno de la inversión más altas, las organizaciones ahora exigen soluciones de eventos integradas y sofisticadas para optimizar tanto el compromiso como la eficiencia operativa.
Los modelos de eventos híbridos se han convertido en el estándar en todas las industrias. ¿Cómo ha integrado Eventtia de manera efectiva las experiencias presenciales y virtuales para garantizar la participación total de los asistentes?
En el apogeo de la pandemia, nos adaptamos rápidamente al aumento de los eventos virtuales integrando tecnología avanzada de transmisión de video y desarrollando un estudio de eventos virtuales completo. Esta transición nos ayudó a ampliar significativamente nuestra base de clientes, ingresos y equipo.
Si bien los eventos virtuales siguen siendo valiosos para una conectividad global rentable, hemos observado un cambio hacia modelos híbridos. Actualmente, los eventos totalmente virtuales representan sólo el 10% de los eventos de nuestros clientes, mientras que la mayoría, especialmente en el sector corporativo, ha adoptado formatos híbridos.
Eventtia cierra la brecha entre las experiencias físicas y digitales. Nuestra plataforma garantiza una experiencia unificada y atractiva para todos los asistentes, ya sea que participen en una conferencia en persona o se unan a una sesión de capacitación virtual. Esta integración garantiza que los niveles de participación se mantengan altos, independientemente de la ubicación.
¿Cuáles considera que son los mayores desafíos tecnológicos que enfrenta actualmente la industria de eventos?
Un desafío importante es la abrumadora cantidad de soluciones disponibles. Los organizadores de eventos luchan por seleccionar el software de gestión de eventos adecuado en medio de un panorama fragmentado.
Integración de datos: Muchas organizaciones enfrentan ineficiencias al administrar datos en múltiples plataformas. Aquí es donde las soluciones todo en uno como Eventtia ofrecen una ventaja significativa al reducir errores, eliminar tareas redundantes y mejorar la eficiencia general.
Evolución de la IA: Las innovaciones impulsadas por la IA presentan tanto oportunidades como desafíos. Si bien la IA tiene el potencial de revolucionar la planificación de eventos, la generación de contenido y la participación de los asistentes, el rápido ritmo del cambio tecnológico puede resultar abrumador. Las empresas corren el riesgo de invertir en soluciones que rápidamente quedan obsoletas.
Más allá de la tecnología, ¿qué otros factores estratégicos considera fundamentales para el éxito y crecimiento del sector de eventos?
La tecnología es un poderoso facilitador, pero la planificación estratégica es igualmente vital. La gestión exitosa de eventos depende de varios factores clave:
- Objetivos claros y KPI: La definición de objetivos mensurables garantiza la alineación con los objetivos comerciales.
- Enfoque centrado en la audiencia: Comprender las preferencias de los asistentes permite experiencias más personalizadas e impactantes.
- Planificación y ejecución meticulosa: Un plan de eventos bien estructurado, ejecutado por profesionales experimentados, minimiza el riesgo y mejora la eficiencia.
- Control Presupuestario: La asignación estratégica de recursos garantiza la sostenibilidad financiera.
- Creatividad y propuesta de valor: Ofrecer experiencias únicas e interacciones de alto valor distingue un evento de la competencia.
¿Cuáles son las tendencias clave que están transformando la industria de eventos hoy en día?
Varias tendencias importantes están dando forma al futuro de la gestión de eventos: Cada vez más marcas de consumo están aprovechando las experiencias en vivo para generar lealtad a la marca y fomentar conexiones más profundas con sus audiencias. Los directores ejecutivos internacionales reconocen cada vez más el valor estratégico de los eventos y se están apropiando directamente de la estrategia de los eventos y de la toma de decisiones basada en datos.
Las empresas se están alejando de los modelos centrados en las agencias en favor de soluciones digitales que brindan información en tiempo real, lo que les permite optimizar los eventos para lograr el máximo impacto.
Propiedad de los datos: los datos son oro. Ésta es la mejor manera de multiplicar la eficacia de una estrategia a largo plazo.
Las herramientas digitales y las plataformas de eventos ya no son opcionales: son esenciales para impulsar estas transformaciones y ayudar a las organizaciones a maximizar el ROI de sus eventos.
Esta entrevista es parte del número marzo/abril de la Revista Dir&Ge. Accede aquí a todos los contenidos.
