La tecnología nos brinda nuevas oportunidades y la posibilidad de crear una conversación digital. Pero, ¿de qué hablamos cuando nos referimos a este concepto?
Tiempo de Lectura: 2 minutos
Muchas de las necesidades de las personas de nuestras empresas pasan por un ciclo administrativo o burocrático. Cuando un empleado necesita algo de la compañía, debe rellenar un impreso o formulario en una web que necesita ser autorizado y validado por su jefe de sección, el departamento de RRHH o incluso por ambos. El resultado de estas autorizaciones es enviado a la persona, y si es necesario cambiar algo de la solicitud, habría que volver a iniciar el proceso, lo que, en algunos casos, consume la paciencia de las personas.
La tecnología nos brinda nuevas oportunidades y la posibilidad de crear una conversación digital. Pero, ¿de qué hablamos cuando nos referimos a este concepto? Una conversación digital es un sistema en el que el usuario, en este caso nuestros trabajadores, acceden desde cualquier dispositivo (especialmente su móvil) a una plataforma online específicamente diseñada y que propondrá al empleado un conjunto de preguntas y respuestas. En función de estas respuestas, el sistema le ofrece diversas opciones hasta cerrar el ciclo administrativo de forma automática. Pongamos algunos ejemplos:
Las vacaciones
Es un ejemplo claro de proceso que puede gestionarse de forma muy eficaz. El sistema funcionaría de esta manera: RRHH diseña cada año los planes y criterios de vacaciones para cada empresa o delegación y los introduce en el sistema: días que no son elegibles, limites de días de vacaciones, limites de bolsas de horas intercambiables por turnos de vacaciones, fechas para la solicitud…, en definitiva, las reglas necesarias para que la conversación digital con el trabajador sea fluida.
Con estos datos, los trabajadores, a través de su móvil, pueden operar con un sistema que les propone los días más óptimos y que, además, les indica si por algún motivo no pueden tomarse un día determinado (bien por necesidades de producción, porque excede el número de días permitidos o porque ya hay demasiados compañeros que libran ese día). Toda esta información permite al trabajador definir las vacaciones que más le interesan sabiendo que son viables. La carga administrativa desaparece y el trabajador puede llevar a cabo todo el proceso tranquilamente desde cualquier lugar. Esto, sin duda, mejora el nivel de satisfacción y reduce el coste administrativo.
Las permutas
Permitir que las personas intercambien turnos es uno de los grandes beneficios sociales de las empresas. Si tal y como ocurre con las vacaciones se establecen previamente las normas, los trabajadores pueden intercambiar sus jornadas con otros compañeros después de una conversación digital. Este sistema se vuelve más “inteligente” cuando hay más de un trabajador en la conversación; por ejemplo un empleado que quiere compartir una jornada con otros dos trabajadores que prefieren hacer media jornada.
Las incidencias laborales diarias
La notificación de una incidencia laboral que se puede automatizar casi al 100% nos puede servir como otro ejemplo. El trabajador, vía App, comunica una incidencia y, durante la misma, actualiza la documentación necesaria (justificantes, partes de alta o baja, etc.). El sistema se encarga de informar automáticamente a los superiores y al departamento de RRHH. Además, el sistema recuerda de forma on-line y periódicamente si es necesario incorporar información adicional. El sistema también tiene la capacidad de proponer sustitutos y de garantizar servicio o asistencia a nuestros clientes.
En definitiva, podemos mecanizar muchos de los procesos en los que interviene la comunicación empresa/persona y sustituir los clásicos programas de altas/bajas/modificaciones por procesos mucho más inteligentes, dando un mejor servicio a nuestros trabajadores y generando una gran descarga administrativa a nuestra empresa, con el consiguiente ahorro de costes.
José Antonio Sisí es director de Desarrollo en Coprava, empresa fabricante de CCH, Team Repo y GTC, sistemas que ayudan a las empresas a facilitar y automatizar procesos de planificación, gestión de tareas, aplicaciones móviles o eficacia de departamentos y personas para cualquier tipología de empresa.
