Hay un aspecto básico, común a cualquier empresa, con independencia del tamaño de la misma, o de la actividad que desarrolle y que es inherente a su propia condición para lograr una mayor eficacia: efectuar un exhaustivo análisis de los datos que, por ende, conlleven a la creación de información que sea útil para la compañía en aras de ser más productiva, de poder hacer “más con menos” y de seguir –por supuesto –fiel a sus principios. Es lo que se conoce, en el argot empresarial, como la Gestión del Conocimiento.
Una empresa recibe una gran cantidad de datos, inputs, que resultan tremendamente valiosos una vez que son analizados. Cada vez que un departamento completa un documento con datos, éstos –con un valor casi nulo en su origen- se transforman, una vez analizados, en el germen de la decisión en la cúpula empresarial. Que el departamento de ventas –por ejemplo- exponga que se ha vendido un 30% más que en el ejercicio pasado, no deja de ser sino un dato “intrascendente”. Esa cifra deberá ser puesta en contexto para determinar si dicho porcentaje cumple las expectativas previstas; si no se ha alcanzado, saber cuál ha sido la causa; o si, por el contrario, las ventas han disparado las previsiones, determinar cómo se ha conseguido para poder repetir patrones en el futuro.
De manera muy breve, podríamos decir que la gestión óptima se sustenta en tres pasos fundamentales:
- Obtención de los datos
- Trasformación de los datos en información
- Procesamiento de la información para convertirla en conocimiento
Por otra parte, en todo este proceso, el tiempo es oro, por lo que entender la relación que existe entre los diferentes departamentos y evaluar cómo lo que sucede en un área, influye y, en muchos casos, determina, lo que sucede en otras, resulta estratégico para marcar el rumbo y la velocidad adecuados.
Gestionar bien, no es tarea fácil
Gestionar o “administrar” una empresa no es tarea fácil. Esta es una afirmación más que obvia, pero es importante ponerla sobre el papel, porque a veces, caemos en la trampa de pensar que nuestros conocimientos teóricos e incluso, los muchos años de experiencia que nos avalan, nos ayudarán a salir airosos del difícil trance que supone dirigir una compañía y hacerla rentable bajo los principios de eficiencia y sostenibilidad.
Planificación, dirección, organización, ejecución, evaluación, control y seguimiento del devenir empresarial, son algunos procesos que se enmarcan dentro de la gestión óptima y que hacen que, por mucho “olfato” que uno tenga para los negocios, sea necesario contar con herramientas tecnológicas que soporten gran parte del peso, en cuestión.
La tarea de gestionar no sólo tiene que ver con la labor de “apuntar” lo que sucede dentro de la compañía. Es importante también interrelacionar la información que se genera en los diferentes departamentos y “entender” de qué manera el trabajo de unos, influye sobre el de otros. Gestionar correctamente implica, administrar todos los procesos que suceden dentro de la empresa, esto es, producción (qué capacidad de producción tenemos, cuál es el coste real de cada unidad, qué cantidad debemos producir para ser rentables, …), comercial (cuál es el precio óptimo al que debemos comercializar nuestros productos/servicios, qué clientes nos dejan más margen, qué líneas de negocio son más rentables o cuáles tenemos que abandonar …), tesorería (disponer de liquidez suficiente para abordar determinados proyectos, gestionar la relación con los bancos para hacer que nuestro dinero valga más, controlar los procesos de cobros y pagos, …), contabilidad (en sus dos vertientes, analítica y presupuestaria, para determinar el punto en el que estamos y para establecer objetivos consolidados), etc.
Pero además, la gestión óptima es aquella que también tiene en cuenta las cuestiones, digamos, exógenas, las que suceden fuera de la organización –tendencias económicas, planificaciones de mercado, análisis de la competencia, etc.- y que afectan directa e indirectamente al devenir empresarial.
La tecnología el principal aliado
Desde hace más de 30 años la industria tecnológica ha trabajado en el desarrollo de diferentes aplicaciones para ayudar a mejorar la productividad empresarial y eso, ha pasado, indudablemente por el desarrollo de soluciones de gestión cuyo eje central ha sido, y sigue siendo, automatizar tareas, muchas veces rutinarias y de escaso valor para el negocio, pero que son, de obligado cumplimiento. Con el devenir de los años, también los proveedores tecnológicos han ido ajustando el foco y han puesto en valor, todo lo que estas herramientas pueden aportar, también desde el punto de vista de la planificación, del control y del apoyo a la toma de decisiones.
A día de hoy, es bastante común el uso de sistemas de gestión empresarial o lo que comúnmente se conoce como ERP, por su acrónimo en inglés Enterprise Resources Planning. Lo que comenzó siendo una herramienta muy orientada al mercado de la gran cuenta, no sólo por la cantidad de funcionalidades que recogía, sino también por el importante desembolso económico que suponía, se está empezando a convertir casi en una “commodity” más, dentro de las empresas con independencia de su tamaño.
Esto es así en parte, gracias a los nuevos modelos de explotación y/o financiación propuestos por los proveedores y comercializadores de tecnología, que han cambiado el rumbo comercial, y a la compra de licencias han sumado nuevas alternativas de consumo. Algunos ejemplos que encontramos y que están empezando a extenderse entre todo tipo de organizaciones son, entre otros muchos, los modelos de pago por uso, o los formatos SaaS (Software as a Service).
Los ERP son sistemas que gestionan la información que se genera y se maneja dentro de la empresa y su principal valor estriba en su capacidad de integrar y automatizar diferentes tareas del negocio asociadas a los procesos operativos, productivos, administrativos, etc. Se trata de sistemas integrales de gestión capaces de arrojar una visión global del negocio tras analizar de manera independiente y relacionada, los procesos comerciales, logísticos, de contabilidad, de tesorería, de producción, etc.
Información en tiempo real, veraz y actualizada
Una de las principales preocupaciones de los departamentos financieros de las empresas es determinar qué es un gasto y qué se debe considerar como una inversión. Probablemente, la perspectiva que tenga un director financiero no será la misma que la que tenga un director de TI, o un responsable de compras. Por lo que, determinar los argumentos que justifican el apoyo de un ERP para la gestión de la empresa resulta estratégico para “convencer” a quienes deben tomar la decisión.
En todo caso, cualquier solución que contribuya a incrementar la productividad en una organización debe ser tenida en cuenta como una inversión y nunca como un generador de costes. La capacidad de estas soluciones para automatizar y, por tanto, optimizar la gestión de los procesos, incide en la productividad de los empleados implicados ya que éstos podrán dedicar más tiempo a la realización de otras tareas que aporten más valor.
El hecho de que estos sistemas contribuyan a mejorar la gestión de procesos que son claramente estratégicos por estar vinculadas con áreas vitales para la empresa como pueden ser la contabilidad, la tesorería, la logística, el almacén o las ventas, mejorando su eficiencia, incide en un importante ahorro de tiempo y, por supuesto, de recursos.
Volcar el peso de la gestión de estos procesos internos en una solución eficaz también contribuye, no sólo a la generación, sino al análisis de información vital para el negocio. Hablamos de información actual, real, veraz y consolidada y que, como decíamos antes, permite relacionar lo que sucede en todas las áreas de la propia organización, evitando los “compartimentos estancos” que favorecen la aparición de datos aislados.
Un ERP permite detectar aquellas áreas de mejora en las que o bien, se deberá poner el foco en potenciar el trabajo para estimular las ventas, o bien se deberá pensar en suspender la línea de productos/servicios ofertados. O lo que es lo mismo, ofrecen una perspectiva sólida del funcionamiento de cada centro de producción para determinar su rentabilidad y poder establecer políticas de corrección o de dinamización según proceda para facilitar el desarrollo corporativo.
Sólo por resumir, algunas de las principales razones que justifican la utilización de un ERP en los procesos de gestión empresarial tienen que ver con el control de gastos y la generación de ahorros, con el incremento de la productividad y con la aportación y análisis de información “inteligente”. Otra cosa es, determinar de qué manera pueden las empresas “financiar” el apoyo de esa tecnología. Pero eso lo veremos más adelante.
La importancia del Dato Único
La filosofía del Dato Único que aplican los Sistemas de Gestión Empresarial se basa en la introducción de la información en una sola vez y en su reaprovechamiento o retroalimentación en múltiples procesos, sin incurrir en posibles errores o en duplicidad de los datos. A modo de ejemplo, con una solución de contabilidad se puede generar muy fácilmente, de manera automática y sin esfuerzo adicional, toda la información necesaria para elaborar y presentar las declaraciones fiscales necesarias. Esta misma lógica se aplicaría a la obtención de los informes, listados y estadísticas que utilizan socios, gerentes, responsables de área, etc. y para cuya elaboración, todavía hay muchas empresas que utilizan las tediosas hojas de cálculo.
Los tradicionales Excel implican en general, no sé porque, una importante resistencia al cambio. Quién trabaja con ellos, a priori, suele mostrarse reacio a probar otra herramienta sin percatarse o asumiendo, según el caso, el consiguiente peligro de error que suponen y la posibilidad de provocar peligrosos desfases entre la desviación y el momento en el que ésta se reporta a los responsables. Un ERP, acaba con todo eso y garantiza la corrección del dato.
Contabilidad primero, luego todo lo demás
La contabilidad ha sido una de las disciplinas en la que las empresas más han avanzado en cuanto a su informatización. Sin embargo, a pesar de que en muchos casos se utilizan soluciones muy avanzadas en este ámbito, lo cierto es que las empresas siguen aún desaprovechando el gran potencial que encierran estas soluciones.
Además de contabilizar el debe y el haber, evitar los descuadres y cumplir con las obligaciones legales y fiscales, las soluciones de gestión contable aportan un amplio abanico de posibilidades de automatización para hacer la “vida más fácil” al contable. Entre todos, destacan funcionalidades concretas como los patrones o asientos semiautomáticos que permiten agilizar la generación de asientos en múltiples operaciones sin factura, como la contabilización de las comisiones bancarias, las amortizaciones mensuales, los pagos de los seguros de los coches de empresa o el reflejo en la contabilidad de los importes de las nóminas de los trabajadores.
Otro elemento interesante son los Asientos de Cobros y Pagos que permiten la generación de un extracto de facturas para que el administrativo seleccione fácilmente aquellas que desea abonar. Esta capacidad permite igualmente la generación automática de un asiento por el importe de todas las facturas abonadas o la impresión automática de cheques, pagarés o cartas para clientes.
En la labor administrativa, también el registro de facturas es estratégico. Estas soluciones informáticas aprovechan toda la información que encierran (CIF, IVA habitual o formas de pago definidas, tanto en clientes como en proveedores) con lo que se evita la introducción adicional de información en la generación o en el registro de las facturas. A estas capacidades se suman otras muchas funciones relacionadas con el pago de las facturas, desde la previsión y para la contabilización automática de las remesas generadas, su imputación en el debe y el haber, hasta el punteo.
El punteo de bancos es un elemento clave para garantizar la fiabilidad del a información ya que evita los descuadres que se pudieran producir entre los saldos contables y del banco, permiten el cruce de facturas de clientes y proveedores con sus correspondientes cobros y pagos, la comprobación de los movimientos individuales en una cuenta puente, por ejemplo, de tarjetas de crédito, o la identificación de las facturas correspondientes a un total de IVA declarado.
Tesorería, en el punto de mira
El control adecuado de la tesorería de una empresa permite la prevención de situaciones de riesgo que pueden dar al traste con la viabilidad misma de la empresa. Por lo tanto, establecer una automatización en el proceso de cobros, además de ahorrar tiempo, permite atajar a tiempo, la repercusión de los impagos. Los ERP permiten automatizar, tanto las acciones relacionadas con las remesas clásicas de documentos físicos, como las que se gestionan a través de los ficheros normalizados por la Asociación Española de Banca.
Otra de las cuestiones a las que debe hacer frente una empresa es a cómo conseguir financiación. Si la compañía determina que su mejor fuente de financiación es el banco, entonces deberá presentar un Plan de Viabilidad que detalle, en el apartado económico-financiero, previsiones de tesorería, además del balance y la cuenta de resultados. Esta es una información que utilizará igualmente en su día a día y por tanto, deberá incluir información sobre las previsiones de cobros y pagos (análisis, clasificación y selección por deudores/acreedores, bancos, vencimientos, etc.). Las soluciones informáticas de última generación permiten además, realizar simulaciones reales con las condiciones que ofrece la entidad financiera. Si la empresa, finalmente acepta el trato con el banco, podrá comprobar si se están cumpliendo los requisitos acordados, si el préstamo está siendo rentable, o no, etc.
Dado que en el ERP es donde reside la información operacional, el módulo de tesorería permitirá automatizar la generación de registros sin tener que depender de la información de terceros, como entidades bancarias. Por ejemplo, el responsable de área podrá contabilizar los cobros y los pagos de manera segura, adelantándose a la recepción de los extractos bancarios lo que supone que, en el caso de que se produjera una auditoría de cuentas, se podría acceder inmediatamente a toda la información, incluyendo la justificación de las diferencias, a cualquier fecha, entre los saldos en contabilidad y los proporcionados por el banco.
La previsión de saldos para acceder a las posiciones de todas las cuentas bancarias con las que opera la compañía, tanto a fecha de operación como a fecha de valor, considerando la información contable, las previsiones de ingresos y pagos (incluyendo préstamos e inversiones financieras), disponibilidad de cuentas de crédito, etc. son también consideraciones que deben tenerse muy en cuenta al destacar las ventajas que aportan los ERP a la gestión de la tesorería de una empresa.
La gestión del inmovilizado, la gran olvidada
Una adecuada herramienta para la gestión de los inmovilizados debe dar una solución contable a la problemática de los activos fijos, permitir la optimización del beneficio financiero-fiscal y facilitar la gestión de localizaciones y ubicaciones de los bienes. Así, una buena gestión de estas áreas permitirá a las empresas beneficiarse económicamente, además de ofrecerle ventajas en cuanto a una reducción de tiempo y errores en el manejo de la información, y la disminución de las pérdidas y extravíos de los activos.
Los dos primeros puntos están directamente relacionados la valoración económica de los activos. Y es que, el valor de un inmovilizado evoluciona en el tiempo, como consecuencia de los hechos que van sucediendo a lo largo de su vida, y que conocemos como movimientos económicos. De los que destacamos dos tipos: los que se conocen con precisión, y los que se estiman con un criterio matemático. Dentro del primer tipo, se encuentran elementos tales como los costes de adquisición, los gastos relacionados con los servicios de profesionales para la puesta en marcha de un equipo, las revalorizaciones, o las inversiones en mejoras de un activo. Como segundo tipo nos encontramos con la depreciación que sufren los activos, cuya expresión contable es la amortización.
La gestión de inmovilizados es una de las grandes olvidadas en la informatización de las empresas, muchas de las cuales siguen utilizando las hojas de cálculo para cumplir con la legalidad. Esta solución es perfectamente viable para una compañía con pocos inmovilizados. La cosa se complica, cuando crece el número de inmovilizados. Entonces, aumenta el peligro de cometer algún error en los cálculos y el tiempo dedicado a actualizar y mantener los datos, aumenta exponencialmente. Además surgen en paralelo otros problemas como: la amortización durante años de bienes que se han perdido o que se han deteriorado, amortizaciones superiores al valor de adquisición inicial; la imposibilidad de conocer dónde está un determinado activo fijo, para qué proyecto ha sido adquirido y para qué se utiliza, y un largo etc. de complicaciones cuyo impacto en la rentabilidad de la empresa será mayor o menor, en función del volumen y valor de sus inmovilizados.
Los modernos sistemas para la gestión del inmovilizado resuelven adecuadamente todos estos problemas y, además, ofrecen otras múltiples ventajas como es la posibilidad de adaptar la amortización al interés fiscal de la organización, de mejorar el control patrimonial para obtener una imagen fiel de la sociedad o de facilitar el reporting internacional, entre otras múltiples capacidades que dan razones más que suficientes, para que las empresas dejen de lado su miedo a la informática.
Gestión comercial para mejorar no sólo las ventas
Aunque la mayoría de las empresas, por no decir todas, son conscientes de la necesidad que tienen de optimizar las tareas relacionadas con sus procesos de facturación y cobro, siguen siendo todavía más bien pocas, las que confieren la misma importancia y, por tanto, prestan igual atención, a su gestión de proveedores y compras.
La gestión de proveedores y compras requiere la interrelación de tres áreas importantes de la empresa: en primer lugar, compras que evalúa las necesidades de reposición de la mercancía, la selección de los proveedores o la negociación de los precios; Por otra parte, almacén, que regula las entradas y salidas de mercancía; y por último, administración que será quien se encargue de registrar las facturas, de llevar a cabo la contabilidad y, por supuesto, el control de pagos. Esta interrelación entre los tres departamentos garantiza que no se pierda la información y se saque el máximo partido a la misma.
Para gestión de todo este proceso debe hacerse desde cada departamento, a través de dos niveles:
1.- Atendiendo a la especialización necesaria para garantizar la eficacia en la toma de decisiones y, por consiguiente, en la ejecución de las acciones. En este sentido, será fácil llevar a cabo un control exhaustivo de existencias, estudios de previsión de consumos de materias primas e, incluso, analizar el histórico de artículos y proveedores. Por otro lado, las soluciones informáticas ayudan a que en el almacén se puedan gestionar con habilidad los albaranes, los depósitos o las devoluciones, mientras que en el departamento de administración se procederá al registro de las facturas revividas, la conformación de los documentos de compra con los albaranes de entrada o las previsiones de pago.
2.- Aprovechando al máximo la información registrada y coordinando las distintas fases de la compra, de manera que puedan encadenarse y controlar, por ejemplo, el estado de los pedidos hechos a los proveedores, los albaranes de entrada o las facturas recibidas con sus previsiones de pago correspondientes. A todo ello, se suma otra gran ventaja adicional que tiene que ver con la posibilidad de establecer protocolos de trazabilidad de todas estas acciones, de modo que se pueda conocer en todo momento, cuál es el estado de cada una de las fases del proceso de compra de una manera relacionada.
Aunque parece que llevar este control sobre los procesos de compras se debiera circunscribir al entorno de las empresas productoras, industriales o comercializadoras, lo cierto es que el sector servicios también obtiene una clara ventaja en la optimización de todo este proceso, máxime cuando hablamos de empresas con varios centros de trabajo, en las que la gestión administrativa centralizada, permite mejorar la toma de decisiones.
Soluciones verticales, también hay que pensar en ellas
Elegir una solución que gestione los procesos estratégicos de la empresa, es una decisión clave que afecta a la evolución misma de la compañía ya que en ella se “volcarán” todos los procesos de gestión que proveerá los datos necesarios para la toma de decisiones y que influirá, por tanto, no sólo en su desempeño actual sino también en el futuro.
Hay procesos que se repiten con mucha frecuencia en prácticamente todas las empresas con independencia de su tamaño, actividad, sector, o segmento de mercado en el que opere, por lo que es habitual recurrir a soluciones de gestión estándar. Sin embargo, también existen determinadas organizaciones que presentan particularidades que las hacen prácticamente únicas, por lo que precisan el despliegue de una solución vertical que de respuesta a esas especificidades propias de su entorno. Sucede así, en ámbitos especializados como la hostelería y la restauración, la logística o la construcción, por ejemplo.
El uso de herramientas verticales en estos negocios, aporta una larga lista de ventajas que son indiscutibles. Sin embargo, también las soluciones estándar acumulan una serie de beneficios, también para este tipo de empresas, que pone en la encrucijada a gerentes y directivos a la hora de decantarse por unas o por otras.
Para no renunciar a lo bueno de cada uno de los dos tipos, muchos desarrolladores han optado por incorporar funcionalidades de integración en sus soluciones “genéricas” para facilitar su comunicación con los programas verticales y poder intercambiar así, con facilidad, la información necesaria para que ambas herramientas, se puedan utilizar como si fuera una única solución.
Esta es, sin duda, una tendencia en alza con la que muchas empresas han podido implantar una solución sectorial específica y disfrutar a la vez, por ejemplo, de la mejor gestión financiera o contable posible. Ahora bien, para que la fusión entre las soluciones de gestión estándar y el programa vertical funcione adecuadamente no sólo es necesario que exista una compatibilidad tecnológica sino que ambos aplicativos compartan una filosofía parecida y un enfoque similar.
Por lo tanto, podríamos decir que los ERP verticales ofrecen ventajas indiscutibles, siempre y cuando la empresa cuide, en su selección, el cumplimiento de unos requisitos básicos como son: que la solución vertical ofrezca un volumen suficiente de inteligencia de negocio y de mejores prácticas integradas en sus funcionalidades de gestión específicas; que la funcionalidad estándar por ejemplo, en el área contable, también esté adaptada a la legislación local y que la integración entre la funcionalidad vertical y el resto de procesos gestionados con el ERP sea total. De no cumplirse estos requisitos, la empresa difícilmente alcanzará los beneficios esperados con la gestión integrada de toda su información.
Una vez determinadas las necesidades tecnológicas, ¿Qué modelo elegir?
La forma de consumir la tecnología está cambiando. Hoy, gracias a la tecnología Cloud Computing, las empresas pueden acceder a potentes aplicaciones bajo diferentes modelos de explotación. Es decir que, lo primero y principal es determinar cuáles son las necesidades que se deben cubrir y después, estudiar cuál es la mejor forma de financiar la tecnología que de soporte a esas necesidades. Los modelos bajo la premisa del “pago por uso” o del Software como Servicio, son sólo algunos ejemplos que se muestran como alternativa a la tradicional compra de licencias. No se trata de enfrentar un modelo con otro, sino, sencillamente de determinar qué es lo más ventajoso para la compañía en cada momento.
Desde un punto de vista macroeconómico, la situación para muchas empresas es ciertamente delicada. Todos los presupuestos son analizados de manera exhaustiva debido a la política de contención presupuestaria impuesta en el período de “vacas flacas” que estamos viviendo. Sin embargo, disponer de herramientas que proporcionan una visión de 360º de la compañía, capaces de optimizar tiempo y dinero, generando procesos más eficientes, no debería ser un “extra”.
En este sentido, el cloud se perfila como la mejor alternativa para generalizar el uso de estos sistemas, incluso en épocas de crisis como la actual en la que las inversiones en tecnología se “miran con lupa”. Por supuesto, la tecnología cloud también ha venido acompañada de nuevos modelos de comercialización, como comentábamos, que ayudan a minimizar la inversión en TIC y en su mantenimiento. El uso en “régimen de alquiler” de un sistema informático permite disfrutar de todas las ventajas que aporta el programa en cuestión, con el plus adicional que supone el ahorro de la fuerte inversión inicial que habría que hacer si se adquiriera en propiedad, el ahorro también en infraestructura, en actualizaciones, en mantenimiento, etc.
Pero los beneficios de la Nube y de los nuevos modelos de comercialización, van mucho más allá del ahorro de costes que implican. Independientemente de si las soluciones Cloud se usan en modo SaaS o en propiedad, las mismas están cambiando el esquema de explotación de los datos para su uso en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto beneficia a las empresas distribuidas y globales, pero también a las Pymes y start ups, que necesitan una inversión inicial muy inferior, para acceder a funcionalidades completas, probadas y de última generación.
Acceder a los datos desde cualquier sitio, en cualquier lugar y en cualquier momento
Cloud computing, la posibilidad de acceder a servicios a través de Internet, y movilidad, la capacidad para consumir esos servicios desde numerosos dispositivos móviles, se presentan como los dos grandes paradigmas de la actualización TI que necesitan las empresas para incrementar su competitividad y responder con flexibilidad a los retos actuales del mercado. Las organizaciones están siendo conscientes de las ventajas de ambos modelos para agilizar los procesos empresariales, ahorrar costes y reducir complejidades tecnológicas, por lo que cada vez son más las que se plantean su adopción.
Movilidad y cloud computing son dos tecnologías que se complementan. Los usuarios de dispositivos móviles cada vez demandan más el acceso a información, aplicaciones y servicios en la Nube tanto para usos privados como empresariales. Son muchos los trabajadores que solicitan medios para poder seguir el curso del negocio e incluso tomar decisiones cuando se encuentran fuera de las oficinas.
La tendencia, por lo tanto, es acceder a las aplicaciones en cualquier momento y desde cualquier lugar, con una predisposición clara hacia la movilidad, en este sentido, me gustaría destacar dos posibilidades. La primera es que gracias a la proliferación de los portátiles y el desarrollo de las soluciones Cloud ahora se puede acceder al ERP desde cualquier lugar en el que te encuentres de forma mucho más sencilla.
En todo caso, el mercado de las soluciones móviles, está entrando en una nueva fase, yendo más allá del área comercial o el trabajo directivo haciendo cada día más real “la oficina sin papeles”. En la actualidad, con este tipo de soluciones se están automatizando nuevas áreas de negocio y procesos que antes se gestionaban a través del papel, como puede ser la gestión de operarios en almacén, la toma de comandas en restauración, etc. En estas áreas, las soluciones móviles no sólo aportan su beneficio más clásico, la ubicuidad, sino también disminuyen el uso de papel, evitan las duplicidades y errores en los datos y centralizan la información.
El uso de estas soluciones, está despegando, gracias también a que hoy contamos, por un lado con dispositivos mucho más potentes, más rápidos y más baratos. Sus características en los últimos años han mejorado mucho y esto hace que los mismos se puedan aprovechar mejor desde el punto de vista de los ERP. Y por otro, a la democratización del uso de Internet por parte de las empresas.
En todo caso, podríamos decir que los sistemas informáticos de gestión empresarial, han adaptado su usabilidad a estos nuevos dispositivos, de modo que es posible interoperar ya sea desde un Portátil o una PDA. Poder ejecutar acciones y comandos desde cualquier lugar es un gran atractivo porque muchas empresas cuentan en sus plantillas con trabajadores móviles o bien que teletrabajan desde sus casas, de modo que en ningún momento se interrumpe la cadena productiva.
A modo de conclusión
Las herramientas más populares siguen siendo los módulos financieros, sobre todo las soluciones de contabilidad, de las que prácticamente el 90% de las empresas tiene algún aplicativo. Sin embargo, sigue habiendo ciertas áreas dentro de los departamentos administrativos y financieros (especialmente en pequeñas y medianas empresas) que todavía quedan por informatizar, como la tesorería y el inmovilizado, debido a que la mayoría de las empresas todavía desconocen los beneficios que su automatización les puede aportar.
Precisamente, este desconocimiento de las ventajas que puede ofrecer las herramientas ERP, considerándose un gasto en vez de una inversión, históricamente siempre ha sido el gran freno para la adopción de este tipo de tecnología, aspecto que también ha variado. Ahora existe otro tipo de freno, y es creer que todas las soluciones de gestión son iguales. Aunque se mecanicen muchas veces las mismas áreas del negocio, en el mercado existen distintos tipos de soluciones, con distintos precios, donde las funcionalidades y la forma de trabajar distan mucho entre unas herramientas y otras. Por eso es muy importante que, antes de adquirir una solución, las empresas realicen un análisis exhaustivo de sus requerimientos y busquen la que más se ajuste a éstos tanto en funcionalidad como en precio.
Las principales ventajas que las empresas pueden encontrar en un ERP son:
- Disponibilidad en tiempo real de la información
- Optimización de los procesos empresariales
- Integridad del dato, es decir, acceso a información segura, precisa y oportuna
- Posibilidad de compartir información de manera segura entre todas las áreas de la organización
- Eliminación de datos y tareas irrelevantes
Si nos atenemos a los criterios que deberá tener en cuenta una empresa para elegir e implantar el ERP más adecuado, en función de sus características, básicamente se reducen a cuatro:
- Tener claros los objetivos a conseguir.
- Buscar un ERP flexible que sea capaz de adaptarse a sus necesidades y a su negocio.
- Concentrarse sobre todo en resolver los procesos vitales para la empresa.
- Tener en cuenta las diferentes fórmulas de financiación
Pablo Couso
Cargo: Consultor senior
Empresa: www.datisa.es
