Todo gasto necesita una gestión administrativa para su registro, seguimiento y control.
A lo largo de la historia han existido herramientas para realizar esta gestión, tratando siempre que fuera lo más eficiente posible.
Estas herramientas han ido evolucionando permitiendo reducir tanto tiempos de gestión, como ineficiencias de procedimiento.
Así, partimos de una gestión administrativa que reflejaba los gastos manualmente, en Libros de Cuentas, provocando un riesgo elevado de errores humanos y pérdida de datos.
Las hojas de cálculo, como Microsoft Excel, se convirtieron en herramientas populares, ya que permiten un cierto grado de automatización y cálculos complejos, pero siguen dependiendo en gran medida de un proceso manual, y están limitadas por la cantidad de datos que pueden tratar.
En las décadas de 1970 y 1980 se desarrollan softwares financieros, como SAP para grandes empresas o ContaPlus para Pymes, que pretenden simplificar y automatizar procesos contables y financieros, mejorando la eficiencia, la precisión y el cumplimiento normativo. Estos programas ofrecen interfaces más amigables y funcionalidades avanzadas, como la categorización de gastos y la generación de informes.
Avanzando en el tiempo, con el auge de internet y la banca en línea, los softwares de gestión de gastos empezaron a integrar funciones para sincronizar datos con cuentas bancarias, reduciendo la necesidad de entrada manual de datos.
La proliferación de smartphones, las plataformas Web y las aplicaciones Saas dan lugar a una nueva generación de aplicaciones de gestión de gastos. Estas aplicaciones ofrecen seguimiento de gastos en tiempo real, notificaciones, y análisis financiero desde dispositivos móviles. Facilitando, a su vez, la colaboración y el acceso compartido.
Además, las aplicaciones actuales están incorporando nuevas tecnologías que permiten mayor automatización en la introducción de datos y la clasificación de los gastos, así como modelos para prever tendencias en los mismos.
Se espera que el futuro de la gestión de gastos vea una mayor personalización y asesoramiento financiero inteligente, utilizando IA para adaptar consejos y estrategias a las necesidades individuales de cada usuario.
Pero a medida que aumenta la dependencia de las soluciones digitales, la privacidad y la seguridad de los datos financieros se convierten en una preocupación primordial por lo que habrá que impulsar el desarrollo de tecnologías más seguras y regulaciones más estrictas.
Como principales beneficios de esta continua evolución podemos destacar:
1. Ahorro de tiempo y esfuerzo: las automatizaciones a la hora de la recogida de datos, y la información en tiempo real, han reducido considerablemente los recursos destinados a estas tareas, permitiendo dedicar estos recursos a labores de mayor valor añadido.
2. Eficiencia en la toma de datos: la menor necesidad de introducción manual de datos supone a su vez, una reducción de las ineficiencias por error humano.
3. Toma de decisiones informadas: la gran cantidad de datos que podemos recoger, así como la capacidad de computación y la variedad de herramientas de tratamiento de datos existente, aportan una mayor y mejor información a los órganos de gestión a la hora de tomar decisiones futuras sobre el gasto.
Hay que destacar como un gran reto futuro de las organizaciones el poder trabajar estos datos, saber organizarlos y extraer la información necesaria para la gestión diaria.
A su vez, como ya hemos dicho, el auge en la tecnología trae consigo también una mayor dependencia de las aplicaciones, por lo que auditorías recurrentes de los procesos de gestión de gastos nos dará seguridad en que toda la configuración de nuestros sistemas de gestión esté funcionando, y reportando, según las necesidades reales establecidas por la empresa.
Citando a la RAE:
“Herramienta: Instrumento que sirve para hacer algo o conseguir un fin”
Es por eso que el uso del papel y el lápiz para la gestión del gasto sigue siendo una herramienta primordial. Ya que cualquier herramienta no es más que una ayuda para poder realizar un trabajo. Y necesitaremos un lápiz y un papel para plasmar las ideas que queramos evolucionar a través de las aplicaciones digitales.
Por David Hernández, Socio de ACFYD Análisis.
