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Los presupuestos son herramientas que ayudan a coordinar el departamento financiero y el área de ventas. En realidad, se puede decir que son un detector de alarmas porque alertan sobre la existencia de un posible “agujero”.
Por ejemplo, detectan si la empresa está vendiendo menos o si, aun vendiendo lo mismo o similar, las nuevas estrategias de flexibilización de los pagos que ha establecido (antes se cobraba al contado, ahora en cómodos plazos), le han limitado la liquidez que necesitaba para pagar la mercancía y, ello ha derivado en un serio problema financiero. Es decir, por un lado, los presupuestos, ayudan a ver que algo no se está haciendo como se debiera y, por otro, esta detección temprana de problemas nos permite anticiparnos, y buscar rápidamente nuevas fuentes de financiación.
Los presupuestos ayudan a que las áreas financieras y las de operaciones trabajen de manera coordinada. Ahora bien, al hablar de presupuestos debemos distinguir claramente dos tipos de presupuestos: los contables y los de tesorería.
Los presupuestos contables, planifican las cuentas de gastos e ingresos. Es decir, toma cada tipo de gasto (sueldos, amortizaciones, compra de materia prima, aprovisionamiento…), representado siempre por una cuenta contable, o de ingresos (venta de servicios, de mercadería, de servicios extraordinarios…) y lo proyecta a futuro.
El control presupuestario es, sin embargo, una tarea que se le hace difícil a las pymes, principalmente porque es complicado crear unos presupuestos con criterio y en un tiempo razonable; y también porque una vez creados, de poco sirven si no tenemos un control de desviaciones en tiempo real. De aquí la importancia de las aplicaciones informáticas profesionales. Grosso modo y sin entrar en detalle, lo que debe aportar un programa de gestión de presupuestos contables es la automatización de estos dos procesos: la creación de los presupuestos, y el control de desviaciones.
Por una parte, las aplicaciones utilizan criterios, como por ejemplo la revisión del histórico de los gastos; y sobre esa base, en función de la tendencia que señale el contable, proyectarán el gasto a futuro.
Una vez que el contable ha presupuestado sus ingresos y sus gastos, a medida que vayan pasando los meses podrá ir viendo y comparando lo que pensó gastar e ingresar en cada partida y lo que realmente está sucediendo. Un programa informático proporciona fácilmente esa información relacionada con las desviaciones. Un elemento muy importante a tener en cuenta en este punto es que toda esta información se puede trasladar a nivel de cuentas de pérdidas y ganancias, controlando así cada partida de cuentas de pérdidas y ganancias.
El nivel de proyección y de control de desviaciones, por lo tanto, no solo es de ingresos y gastos sino también de cada línea de cuentas de pérdidas y ganancias, lo que introduce en las empresas que utilicen este sistema de planificación un control sistemático, muy potente y, sobre todo, automatizado: primero para crear los presupuestos y, segundo, para controlar las desviaciones tanto de gastos, como de ingresos, como de partida de cuentas de pérdidas y ganancias. Cualquier aplicativo tecnológico que permita estas dos cosas estará aportando un valor incalculable a las áreas de contabilidad de las empresas porque, sin ello, todo este proceso se demoraría demasiado y sería prácticamente imposible llevarlo a cabo con niveles óptimos de fiabilidad en los datos, dado que la probabilidad de error sería francamente elevada.
Hasta aquí, la parte positiva de los presupuestos contables. Pero ¡ojo! estas herramientas tienen también sus límites naturales. Un control presupuestario no es completo si es solo contable. Y no es completo, precisamente por las rigideces que acompañan a la propia contabilidad como disciplina y que se resumen, básicamente en dos puntos:
El control presupuestario se establece sobre la cuenta contable, por lo que está sometido al corsé de la relación de cuentas contables de la empresa.
Presupuestos como herramienta de gestión Clic para tuitear
Como se trata de un presupuesto contable hay que seguir el principio del devengo. Es decir, un gasto o ingreso se registra en el momento en el que se genera, y no cuando se empieza a cobrar o a pagar.
Para contrarrestar estos dos problemas las empresas deben trabajar también con los presupuestos de tesorería, que aportan una visión mucho más amplia y que permite liberarse de la tirantez del corsé contable.
Los presupuestos de tesorería permiten definir libremente las partidas de tesorería que se quieren controlar y presupuestar, esas que generan movimiento del dinero; por ejemplo, el cobro a clientes, el pago a proveedores, nóminas, impuestos, o cualquier otro concepto que se quiera tener bajo control por generar flujos de entrada y salida de dinero. Las planificaciones pueden hacerse mes a mes. El principio que se utiliza para la confección de estos presupuestos ya no es el del devengo sino el de caja, rompiendo así las barreras que establecían los presupuestos contables: el “input” se hace en el momento en que está previsto el movimiento de dinero, y se hace en las partidas que libremente definimos.
Como en el caso anterior, a grandes rasgos, un sistema de gestión informatizada de los presupuestos de tesorería permite automatizar el presupuesto de cada partida. Pero también agiliza el control de las desviaciones, ya que el análisis que hacen no es solo histórico, sino que también permite hacer comparaciones a futuro. Es decir, que el responsable financiero tendrá la posibilidad de anticiparse a los posibles agujeros que se puedan producir y, con ello, tomar las decisiones financieras con antelación suficiente como para no hacer más grande el problema, es más, incluso, con la posibilidad de evitar que se llegue a producir la incidencia. Los presupuestos de tesorería, pues, miden las desviaciones a pasado y a futuro, con la mirada puesta siempre en la Caja.
Y, además, todos estos “ejercicios” de planificación y control contable y de tesorería podemos trasladarlos a nivel de centros de costes, por ejemplo, si hablamos de una empresa de construcción, a cada una de las obras que estén en ejecución, o si hablamos de una cadena de supermercados, a cada una de sus tiendas. Hablamos entonces de la contabilidad analítica, una disciplina que aporta grandes ventajas pero que sigue sin ser demasiado utilizada en las pymes.
Un ERP aporta un plus de agilidad y exactitud en el manejo de la información Clic para tuitear
Un análisis contextualizado e integrado de los datos
En cualquier caso, elaborar unos presupuestos, que es una actividad prospectiva, requiere disponer de datos que permitan cuantificar los resultados obtenidos en ejercicios anteriores. Es necesario disponer de herramientas capaces de recabarlos y analizarlos con el fin de sacar conclusiones a partir de informes que permitan a la empresa calcular las desviaciones sobre las estimaciones iniciales (ya sean en positivo o negativo), y cómo estas han influido en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa.
Para hacer todo este trabajo las pymes suelen echar mano de hojas de cálculo, pero emplear un ERP aporta un plus de agilidad y exactitud en el manejo de la información. Además, permite incorporar datos históricos de cada área de negocio, lo que facilita realizar simulaciones que permitan predecir cómo los desajustes presupuestarios pueden afectar a cada una a partir de experiencias pasadas, y cómo la empresa se vería afectada en su totalidad a causa de ello. Con esa información se puede realizar un prepuesto viable y, lo que es más importante, tomar las decisiones adecuadas a la vista de las desviaciones.
