Auditar una compra es mirar al pasado, trabajar con las piezas de un puzle para reconstruir un hecho que ya ha ocurrido.
Sin embargo, es complicado llegar a obtener todas las piezas del puzle, así que la labor de un auditor es analizar con el debido cuidado las pruebas que pueda recopilar, y deducir qué circunstancias ocurrieron, teniendo en cuenta un resultado final cierto registrado en los libros de contabilidad y contrastado con los movimientos del banco.
El método deductivo es un proceso para la obtención de conocimiento que consiste en alcanzar conclusiones concretas a partir de principios generales.
Este método fue ampliamente utilizado por Aristóteles en la silogística, en donde a partir de ciertas premisas se derivan conclusiones: por ejemplo, todos los hombres son mortales, Sócrates es hombre, luego, Sócrates es mortal.
Pero hoy, no vamos a hablar de Aristóteles.
“(Reimpresión de las memorias de John H. Watson, doctor en medicina y oficial retirado del Cuerpo de Sanidad)
En el año 1878 obtuve el título de doctor en medicina por la Universidad de Londres, asistiendo después en Netley a los cursos que son de rigor antes de ingresar como médico en el ejército.”
Es noviembre de 1887 y la revista Beeton’s Christmas Annual publica por primera vez A Study in Scarlet, dónde Arthur Conan Doyle comienza así, a través del Doctor Watson, a narrar las peripecias de Sherlock Holmes.
Pero, ¿Quién es Sherlock Holmes?
Holmes es reflexivo, observador y creativo. Además, cuenta con una memoria extraordinaria y se fija en detalles que pasan desapercibidos para la mayoría.
Visualicemos a Sherlock, un brillante y obsesivo-compulsivo amante de los rompecabezas, husmeando en la escena de un crimen, recopilando la información a su alcance. Observa infinidad de detalles sobre la escena y la víctima y luego, a partir de esa información, llega a una conclusión que no es necesariamente cierta, pero que es probable al estar basada en la información disponible.
El método de deducción de Sherlock Holmes nos enseña que debemos analizar todos los hechos y sacar conclusiones basadas en ellos. Esto nos da más confianza en nuestra toma de decisiones al estar basadas en pruebas contrastadas.
Sherlock no usa sólo el razonamiento deductivo, sino que el razonamiento inductivo le permite extrapolar de la información observada para llegar a conclusiones sobre eventos que no han sido observados. Así vemos al intrépido detective entrando a la escena como una pizarra en blanco; no tiene ideas preconcebidas sobre lo que pudo haber sucedido.
El método de Holmes empieza con el estudio de todas las pruebas.
¿De qué sirven los datos si no los sabemos recuperar o están mal organizados?
Hay cinco pasos claves en la recolección de pruebas:
- Seleccionar las pistas
- Valorarlas objetivamente
- Incluir todo lo que se encuentra en el entorno
- Dedicarle todo el tiempo necesario
- Añadir las observaciones a la base de conocimiento existente
Después plantea varias hipótesis, es decir, verdades que tenía que corroborar o desmentir. Luego investigaba todas las líneas de posibles sucesos y las eliminaba una por una, haciendo ver que, la que quedaba, era la única correcta.
Finalmente, voy a delegar en la RAE la explicación de las 6 fases del método deductivo de Sherlock:
- Entender: tener una idea clara de las cosas.
- Observar: examinar atentamente.
- Hipótesis: suposición de algo posible o imposible para sacar de ello una consecuencia.
- Deducir: sacar una conclusión de algo.
- Experimentar: probar y examinar prácticamente la virtud y propiedades de algo.
- Concluir: decidir o determinar algo.
De la misma manera, una auditoría de compras utilizará el método Sherlock para poder completar las piezas del puzle a través de la observación de los datos que disponga, ordenándolos, aplicando el conocimiento adquirido de la experiencia previa, para llegar a conclusiones fiables.
A su vez, una auditoría de compras tendrá que ir más lejos y, una vez reconstruido el pasado, encontrar cuál fue la causa raíz que provocó la incidencia confirmada en el proceso para, de esta forma, proponer los cambios necesarios en los procedimientos y evitar que vuelva a repetirse.
Por David Hernández, Socio de ACFYD Análisis
